Miten auditointi eroaa sisäisestä tarkastuksesta?
Auditointi ja sisäinen tarkastus ovat molemmat tärkeitä organisaation valvonta- ja kehittämistyökaluja, mutta niillä on selkeät erot tarkoituksessa, toteutuksessa ja tavoitteissa. Auditointi keskittyy pääasiassa prosessien, järjestelmien ja toimintojen vaatimustenmukaisuuden varmistamiseen ennalta määritettyjen standardien pohjalta. Sisäinen tarkastus puolestaan arvioi ja kehittää organisaation riskienhallintaa, valvontaa ja hallintoprosesseja. Näiden erojen ymmärtäminen auttaa organisaatioita hyödyntämään molempia menetelmiä tehokkaasti toimintansa kehittämisessä.
Auditointi ja sisäinen tarkastus – mistä on kyse?
Auditointi on järjestelmällinen, riippumaton ja dokumentoitu prosessi, jossa kerätään näyttöä ja arvioidaan sitä objektiivisesti sen määrittämiseksi, missä määrin auditointikriteerit täyttyvät. Se voidaan jakaa sisäiseen auditointiin, jota organisaatio tekee itse, ja ulkoiseen auditointiin, jonka suorittaa ulkopuolinen taho.
Sisäinen tarkastus puolestaan on riippumaton ja objektiivinen arviointi- ja varmistustoiminto, joka on suunniteltu tuottamaan lisäarvoa organisaatiolle ja parantamaan sen toimintaa. Se auttaa organisaatiota saavuttamaan tavoitteensa tuomalla järjestelmällisen lähestymistavan riskienhallinnan, valvonnan ja hallintoprosessien tehokkuuden arviointiin ja kehittämiseen.
Näiden kahden toiminnon ero on merkittävä organisaation kokonaisvaltaisen laatujohtamisen kannalta. Auditointi varmistaa, että toimitaan sääntöjen mukaan, kun taas sisäinen tarkastus tukee strategisten tavoitteiden saavuttamista ja riskien hallintaa.
Mitä eroa on auditoinnin ja sisäisen tarkastuksen tavoitteilla?
Auditoinnin ja sisäisen tarkastuksen tavoitteet eroavat merkittävästi toisistaan. Auditoinnin päätavoite on varmistaa, että organisaation toiminta vastaa sille asetettuja standardeja ja vaatimuksia. Se keskittyy prosessien toimivuuteen ja dokumentoitujen menettelyjen noudattamiseen.
Esimerkiksi ISO-standardien mukaisessa auditoinnissa tarkastetaan, että organisaatio toimii standardin vaatimusten mukaisesti. Auditointi tuottaa tietoa siitä, onko toiminta vaatimustenmukaista ja mitkä ovat mahdolliset poikkeamat.
Sisäisen tarkastuksen tavoitteena on puolestaan arvioida ja parantaa organisaation hallinto-, riskienhallinta- ja valvontaprosessien tehokkuutta. Se tarkastelee laajemmin organisaation toimintaa ja keskittyy erityisesti siihen, miten tehokkaasti organisaatio tunnistaa ja hallitsee riskejä sekä saavuttaa strategiset tavoitteensa.
Sisäinen tarkastus tuottaa johdolle arvokasta tietoa siitä, miten organisaation sisäinen valvonta toimii ja missä on kehittämistarpeita. Se auttaa organisaatiota kehittämään toimintaansa jatkuvasti paremmaksi.
Kuka suorittaa auditoinnin ja kuka sisäisen tarkastuksen?
Auditoinnin voivat suorittaa joko organisaation omat sisäiset auditoijat tai ulkopuoliset auditoijat. Sisäiset auditoijat ovat organisaation omaa henkilöstöä, jotka on koulutettu auditointiin, mutta he eivät saa auditoida omaa työtään. Ulkoinen auditointi taas toteutetaan tyypillisesti ulkopuolisen sertifiointielimen tai asiakkaan toimesta.
Auditoijilta edellytetään objektiivisuutta ja riippumattomuutta, mutta he voivat silti olla osa organisaatiota. Heidän tehtävänään on kerätä näyttöä vaatimustenmukaisuudesta ja raportoida poikkeamista.
Sisäisen tarkastuksen suorittavat sisäiset tarkastajat, jotka ovat organisaation työntekijöitä mutta toimivat riippumattomasti organisaation operatiivisesta toiminnasta. Heillä on yleensä suora raportointiyhteys hallitukseen tai tarkastusvaliokuntaan, mikä takaa heidän riippumattomuutensa organisaation johdosta.
Joissain tapauksissa, erityisesti pienemmissä organisaatioissa, sisäinen tarkastus voidaan myös ulkoistaa kokonaan tai osittain ulkopuoliselle palveluntarjoajalle. Sisäisen tarkastuksen ammattilaisilta edellytetään yleensä erityistä pätevyyttä ja ammattistandardien noudattamista.
Jos haluat tarkempaa tietoa auditoinnin ja sisäisen tarkastuksen eroista, voit varata tapaamisen asiantuntijamme kanssa organisaatiosi tarpeiden kartoittamiseksi.
Milloin tarvitset auditointia ja milloin sisäistä tarkastusta?
Auditointia tarvitaan erityisesti silloin, kun organisaation täytyy varmistaa toimintansa vaatimustenmukaisuus. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi:
- Laatustandardien (kuten ISO 9001) sertifiointi ja ylläpito
- Ympäristö- tai turvallisuusstandardien noudattamisen varmistaminen
- Viranomaismääräysten täyttämisen todentaminen
- Asiakasvaatimusten täyttymisen varmistaminen
Auditointi on järjestelmällinen tapa varmistaa, että organisaatio toimii sovittujen pelisääntöjen mukaisesti ja prosessit toimivat tehokkaasti.
Sisäistä tarkastusta tarvitaan puolestaan silloin, kun halutaan:
- Arvioida sisäisen valvonnan tehokkuutta
- Tunnistaa ja hallita organisaation riskejä
- Kehittää hallintojärjestelmän toimivuutta
- Varmistaa resurssien tehokas käyttö
- Turvata organisaation varallisuutta
Sisäinen tarkastus on erityisen hyödyllinen organisaation strategisten tavoitteiden saavuttamisen tukena ja johdon työkaluna päätöksenteossa.
Miten hyödyntää sekä auditointia että sisäistä tarkastusta organisaatiosi kehittämisessä?
Auditointi ja sisäinen tarkastus täydentävät toisiaan erinomaisesti, ja niiden yhteiskäytöllä voit saavuttaa merkittäviä hyötyjä organisaatiosi kehittämisessä. Auditoinnin avulla varmistat, että toiminta täyttää vaatimukset ja prosessit toimivat suunnitellusti. Sisäisen tarkastuksen kautta taas saat syvällisempää ymmärrystä organisaatiosi riskeistä ja kehityskohteista.
Tehokas tapa yhdistää näitä työkaluja on:
- Käytä auditointeja varmistamaan, että perusasiat ovat kunnossa ja toiminta täyttää vaaditut standardit
- Hyödynnä sisäistä tarkastusta tunnistamaan strategisia kehityskohteita ja riskejä
- Koordinoi auditointien ja sisäisen tarkastuksen aikataulut, jotta ne tukevat toisiaan eivätkä kuormita organisaatiota samanaikaisesti
- Käytä molempien tuottamaa tietoa organisaation toiminnan jatkuvaan parantamiseen
Tärkeintä on ymmärtää, että sekä auditointi että sisäinen tarkastus ovat organisaation kehittämisen työkaluja, eivät itsetarkoitus. Niiden avulla saatu tieto tulee hyödyntää aktiivisesti toiminnan parantamisessa.
Me Excellence Finlandilla autamme organisaatioita rakentamaan tehokkaat auditointi- ja tarkastuskäytännöt, jotka tukevat strategisten tavoitteiden saavuttamista ja toiminnan jatkuvaa kehittämistä. Ota yhteyttä, niin kerromme lisää, miten voimme auttaa juuri sinun organisaatiotasi hyödyntämään näitä työkaluja parhaalla mahdollisella tavalla.