Siirry sisältöön

Viisi tapaa saada uutta virtaa sisäisiin auditointeihin

  • Laadun kehittäminen, Prosessien kehittäminen
  • Julkaistu:

Sisäiset auditoinnit ovat keskeinen osa yrityksen johtamisjärjestelmää ja tärkeä työkalu prosessien ja johtamisen kehittämisessä. Joskus saattaa kuitenkin käydä niin, että sisäiset auditoinnit alkavat toistaa itseään, eikä niiden hyötyä organisaatiolle enää nähdä. Sisäisistä auditoinneista voi pahimmillaan tulla pakkopullaa, joita tehdään vain siksi, että sertifikaatin ylläpito sitä vaatii.

Jos merkitykselliset syyt sisäisten auditointien toteuttamiseen tuntuvat olevan vähissä, tässä viisi keinoa, joilla lisätä virtaa ja uutta innostusta sisäisiin auditointeihin.

1. Kytke auditoinnit yrityksen tavoitteisiin

Auditointien yksi tarkoitus on varmistaa, että organisaation toiminta täyttää johtamisjärjestelmästandardien vaatimukset. Sisäisiä auditointeja ei kuitenkaan kannata jättää pelkästään tähän, vaan nostaa vähintään yhtä tärkeäksi tarkoitukseksi organisaation omien vaatimusten ja tavoitteiden täyttymisen. Vaihtelua auditointeihin saa esimerkiksi asettamalla joka vuosi auditoinneille eri teeman, joka kulkee läpileikkaavana kaikissa auditoinneissa. Parhaiten tämä palvelee koko organisaatiota, kun vuosittaiset teemat linjataan organisaation johdossa. Johto saa auditoinneista arvokasta tietoa organisaation tilasta, vahvuuksista ja kehittämistarpeista, mutta pystyy lisäksi hyödyntämään auditointeja tärkeiden strategisten tavoitteiden edistämiseen.

2. Uudista auditointitiimiä

Auditointitiimin on hyvä olla moninainen ja monipuolinen: erilaisissa tehtävissä toimivia henkilöitä, erilaisella koulutustaustalla olevia, pitempään talossa olleita ja uudempia tulijoita. Erilaisilla taustoilla ja osaamisilla varustettu tiimi tuottaa monipuolisempaa näkemystä auditointeihin. Yksittäiset auditoinnit onkin hyvä suunnitella siten, että mukana on aina sekä kokeneempi että tuoreempi auditoija. Näin molemmat oppivat toisiltaan.

Auditoijia kannattaa kouluttaa säännöllisesti. Ulkopuolinen kouluttaja tuo uusia ideoita ja työkaluja auditointeihin. Sisäisissä koulutuksissa taas voidaan pureutua tarkemmin esimerkiksi asiakasvaatimuksiin.

3. Kokeile uusia työkaluja

Uutta näkökulmaa auditointeihin voi saada uudistamalla auditoinnin työkaluja. Tekisitkö vaikkapa kätevän tsekkilistan tai selkeämmän raporttipohjan? Kun työkalut ovat kunnossa, auditoijat pystyvät paremmin keskittymään itse auditointiin. Myös auditoinnin kohteena olevat prosessit kiittävät selkeästä auditointiprosessista ja hyvästä raportista.

4. Panosta viestintään

Usein se, ettei auditointien hyötyä organisaatiossa nähdä, johtuu siitä, että niiden tarkoitusta ei ymmärretä. Auditointi on organisaation yhteinen kehittämisen työkalu, joka parhaimmillaan lisää kaikkien yhteistä ymmärrystä organisaatiosta, sen tavoitteista ja toiminnasta. Tätä on tärkeä korostaa kaikessa viestinnässä. Miten auditointi näkyy teillä organisaation sisäisessä viestinnässä? Kerrotaanko intrassa, kun auditoinnit alkavat? Jaetaanko auditointien tulokset tai esitelläänkö case-esimerkkejä sisäisistä auditoinneista? Mieti, miten voisit paremmin valjastaa olemassa olevat viestintäkanavat auditointien tueksi.

5. Arvioi auditointien onnistumista

Auditoinneissa arvioidaan organisaation prosessien toimivuutta ja onnistumista, mutta ajoittain myös itse auditointiprosessia on hyvä arvioida. Kannattaa pysähtyä pohtimaan, miten tämän vuoden auditoinnit sujuivat, missä onnistuimme ja missä on kehitettävää. Arviointia voi tehdä yhdessä auditointitiimin kanssa tai avuksi voi pyytää ulkopuolisen fasilitoijan. Jatkuva kehittäminen tuo taatusti parempia tuloksia.

Sisäisen auditoinnin koulutus
Tutustu
ISO 9001 -auditointikoulutus
Tutustu
Lead Auditor -pääarvioijakoulutus
Tutustu

Kirjoittaja

Kouluttaja Niina Suuronen
Niina Suuronen

laadun ja yritysvastuun asiantuntija

YTM Niina Suurosella on lähes 20 vuoden kokemus erilaisten organisaatioiden laadun ja toiminnan kehittämisestä. Niinan erityisosaamista ovat ISO-standardit ja sisäiset auditoinnit. Lisäksi hän on perehtynyt yritysten vastuullisuuskysymyksiin. Niina auttaa organisaatioita käytännönläheisten ja liiketoimintaa tukevien laatu-, ympäristö- ja työturvallisuusjärjestelmien kehittämisessä.