Kasvava projektimäärä vaatii selkeämmän tavan johtaa
Toimin aikoinaan pääosin projektiarvioitsijana suomalaisissa konsulttiyrityksissä. Työhöni kuului selvitysraporttien laadinta asiakasorganisaatioiden projektihallinnan tilasta. Silloin tuntui usein siltä että toimin ”sankarisuorittajien organisaatiossa”. Myös asiakkaiden toiminnassa oli usein samoja piirteitä. Näissä organisaatioissa työn laatu ja tuloksellisuus perustuivat pitkälti yksilön ominaisuuksiin.
Kaipasin silloin ”toistamiskyvykästä organisaatiota”. Näissä yksilö saa tukea selviytymiseen erinäisillä hyvillä käytännöillä, malleilla ja ohjeilla. Tänään kehitysraporteissani onkin usein suosituksena: perustakaa projektitoimisto.
Projektitoimistojen tavoitteet, toimintatavat ja palvelut vaihtelevat organisaatiosta toiseen. Joissakin johdetaan projekteja projektitoimiston omalla henkilöstöllä, toisissa sparrataan ja tuetaan muita heidän työssään. Keskeisiin projektitoimiston tehtäviin kuuluvat usein: organisaation projektimallin omistajuus, projektihallinnan osaamisen ja kyvykkyyksien kehittäminen sekä projektitoiminnan nykytilan analysointi päätöksenteon tueksi.
Kun onnistumisesta halutaan tehdä toistettavaa, tarvitaan yhteinen projektimalli. Yhtenäisyys syntyy siitä että projektitoimiston palvelua on resursoitu, niin että siinä toimivat henkilöt voivat tukea projektipäälliköitä mallin käytössä. Tarpeet vaihtelevat yksilön kokemuksesta riippuen. Ensimmäistä projektia tekevät projektipäälliköt tarvitsevat useimmiten tukea projektien määrittelyn ja seurannan menetelmissä, projektihallintaohjelmiston käytössä, mallipohjiin tarvittavan lähtötiedon keräämiseen ja projektisuunnitelmien katselmoinnissa. Vähän kokeneemmat tekijät haluavat ehkä tutustua uusimpiin coaching menetelmiin, haluavat projektipäälliköiden verkottumistilaisuuksia ja projektipäälliköiden sertifiointia.
Monessa projektitoimistossa korostetaan osaamisen ja kyvykkyyksien kehittämistä. Projektitoimisto on ehkä luonut organisaation projektipäälliköille ”urapolkuja” joissa tarjotaan koulutusmahdollisuuksia, joko omia tai ulkoisia kouluttajia hyödyntäen. Oman organisaation projektimallin kouluttaminen on usein tärkeintä. Silloin käsitteet ja käytänteet jalkautuvat jokaisen projektipäällikön arkeen. Puhutaan ”samaa kieltä” jolloin projektitoiminta tehostuu, projektien välinen vertailtavuus paranee ja projektijohtaminen on entistä ennustettavampaa.
Projektitoimistolta odotetaan usein myös kykyä tunnistaa organisaation projektihallinnan nykytila. Tämä toteutuu mm. sisäisillä projektiarvioinneilla. Pyritään tunnistamaan kipukohtia ja kehitystarpeita mm. hyödyntämällä projektihallinnan dokumentointia, kohdennettuja kyselyitä, työpajoja tai haastatteluita. Joskus projektitoimiston tehtäviin kuuluvat myös projektisalkun hallinta. Kerätään projektien toteumatietoja, joilla tunnistetaan mm. eri elinkaarivaiheissa olevia projekteja, näihin kiinnitettyjä resursseja, rahaa ja aikaa. Näin projektitoimisto toimittaa tietoa projektihallintaan liittyvien päätösten tueksi.
Suosittelen lämpimästi projektitoimiston perustamisen harkintaa tilanteessa jossa projektien määrä kasvaa, ja niiden rooli toiminnan onnistumisen varmistamisessa voimistuu.
Kirjoittaja
Valmentaja
Lue myös nämä
Katso kaikki artikkelit »- Asiantuntijablogi, Lean, Yhteisö
- Laadun kehittäminen, Yhteisö