Mitä sisäinen auditointi pitää sisällään?

• Asiantuntijablogi
• Julkaistu: 25.06.2025

Sisäinen auditointi on järjestelmällinen prosessi, jossa organisaatio arvioi omia toimintojaan, käytäntöjään ja prosessejaan kehityskohteiden löytämiseksi. Se on tehokas laadunvarmistuksen työkalu, joka auttaa tunnistamaan poikkeamia, riskejä ja parannusmahdollisuuksia. Sisäinen auditointi kattaa useita vaiheita suunnittelusta toteutukseen ja seurantaan. Parhaimmillaan se toimii organisaation jatkuvan kehittämisen moottorina, edistäen toiminnan tehokkuutta, yhdenmukaisuutta ja laatua.

Mitä sisäinen auditointi tarkoittaa nykypäivän organisaatiossa?

Nykypäivän organisaatiossa sisäinen auditointi on strateginen työkalu, joka auttaa varmistamaan, että toimintaprosessit ovat tehokkaita ja vastaavat asetettuja tavoitteita. Se on systemaattinen tapa tarkastella kriittisesti organisaation sisäisiä toimintoja.

Sisäinen auditointi eroaa ulkoisesta auditoinnista merkittävästi. Kun ulkoinen auditointi toteutetaan yleensä ulkopuolisen tahon toimesta ja keskittyy standardien noudattamisen todentamiseen, sisäinen auditointi on organisaation itse toteuttama kehittämistyökalu. Sen päätavoite on toiminnan jatkuva parantaminen, ei niinkään pelkkä vaatimustenmukaisuuden toteaminen.

Modernissa liiketoimintaympäristössä sisäinen auditointi on myös osa laatujohtamista. Se tarjoaa johdolle arvokasta tietoa siitä, miten organisaation eri osat toimivat, missä piilee riskejä ja missä on mahdollisuuksia kehittyä. Hyvin toteutettu auditointi tukee strategisten tavoitteiden saavuttamista ja vahvistaa organisaation kilpailukykyä.

Mitkä ovat sisäisen auditoinnin tärkeimmät vaiheet?

Sisäisen auditoinnin prosessi koostuu viidestä päävaihesta, joista jokainen on olennainen onnistuneen lopputuloksen kannalta. Auditointiprosessi alkaa huolellisella suunnittelulla ja päättyy tulosten hyödyntämiseen käytännössä.

1. Suunnittelu: Määritellään auditoinnin tavoitteet, laajuus, aikataulu ja resurssit. Valitaan auditoijat ja varmistetaan heidän osaamisensa. Tässä vaiheessa luodaan pohja koko prosessin onnistumiselle.

2. Valmistelu: Kootaan tarvittavat dokumentit, laaditaan auditointikysymykset ja ilmoitetaan auditointikohteelle tulevasta auditoinnista. Auditoijat perehtyvät kohteen toimintaan ja aiempiin auditointituloksiin.

3. Toteutus: Varsinainen auditointi sisältää aloituskokouksen, havainnointia, haastatteluja, dokumenttien tarkastelua ja todisteiden keräämistä. Tässä vaiheessa on tärkeää ylläpitää avointa ja rakentavaa ilmapiiriä.

4. Raportointi: Auditoinnin havainnot dokumentoidaan selkeästi, määritetään poikkeamat ja kehityskohteet sekä järjestetään loppukokous, jossa tulokset käydään läpi. Meistä koostuvassa auditointitiimissä painotamme erityisesti raporttien selkeyttä ja käytännönläheisyyttä.

5. Seuranta: Määritellään korjaavat toimenpiteet, niiden vastuuhenkilöt ja aikataulut. Seurataan toimenpiteiden toteutumista ja vaikutuksia sovitun aikataulun mukaisesti.

Miten valmistautua sisäiseen auditointiin tehokkaasti?

Tehokas valmistautuminen sisäiseen auditointiin alkaa selkeällä viestinnällä koko organisaatiolle. Kerro henkilöstölle etukäteen auditoinnin tarkoitus, aikataulu ja mitä heiltä odotetaan. Tämä vähentää epävarmuutta ja vahvistaa positiivista suhtautumista auditointiin.

Kokoa kaikki oleelliset dokumentit helposti saataville:

• Prosessikuvaukset ja työohjeet
• Laatukäsikirja tai vastaavat dokumentit
• Aiempien auditointien raportit ja sovitut kehitystoimenpiteet
• Mittaustulokset ja tilastot

Itsearviointi ennen varsinaista auditointia on tehokas tapa tunnistaa kehityskohteita etukäteen. Käy läpi prosessit auditoijan silmin ja tunnista itse mahdollisia poikkeamia. Näin voit korjata ilmeisimmät puutteet jo ennen auditointia.

Valmenna henkilöstöä vastaamaan auditoijan kysymyksiin rehellisesti ja avoimesti. Korosta, että auditoinnin tarkoitus ei ole etsiä syyllisiä vaan kehittymismahdollisuuksia. Avoin vuorovaikutus auditoinnissa tuottaa parhaat tulokset. Jos tarvitset tukea auditointiin valmistautumisessa, voit varata tapaamisen asiantuntijoidemme kanssa.

Mitä hyötyä sisäisestä auditoinnista on organisaatiolle?

Sisäinen auditointi tuo organisaatiolle moninaisia hyötyjä, jotka tukevat pitkäjänteistä menestystä ja kilpailukykyä. Sen keskeisimpiin etuihin kuuluu toimintatapojen yhtenäistäminen läpi organisaation.

Auditointi paljastaa tehokkaasti kehityskohteet ja auttaa tunnistamaan riskit ennakoivasti. Tämä on erityisen arvokasta, sillä ennakointi on aina kustannustehokkaampaa kuin ongelmien korjaaminen jälkikäteen. Jatkuva parantaminen muuttuu systemaattiseksi toimintatavaksi, kun auditoinnit tuovat esiin konkreettisia kehitystarpeita.

Säännölliset auditoinnit vahvistavat laatujohtamista ja varmistavat, että prosessit toimivat suunnitellusti. Tämä näkyy lopulta parempana asiakastyytyväisyytenä, tehokkaampina prosesseina ja vahvempana kilpailukykynä. Parhaimmillaan sisäinen auditointi edistää myös oppivan organisaation kulttuuria, jossa virheistä opitaan ja hyviä käytäntöjä jaetaan.

Miten sisäisen auditoinnin tuloksia hyödynnetään tehokkaasti?

Sisäisen auditoinnin tuloksista saat parhaan hyödyn irti, kun muunnat havainnot välittömästi konkreettisiksi toimenpiteiksi. Laadi selkeä toimintasuunnitelma, jossa jokaiselle kehityskohteelle on määritelty vastuuhenkilö, aikataulu ja tavoiteltu lopputulos.

Viesti auditointituloksista avoimesti koko organisaatiolle. Tämä lisää läpinäkyvyyttä ja motivoi henkilöstöä osallistumaan kehitystyöhön. Priorisoi toimenpiteet vaikuttavuuden ja toteutettavuuden perusteella – kaikkea ei tarvitse muuttaa kerralla.

Juurisyyanalyysi on tehokas työkalu auditointilöydösten syvällisempään ymmärtämiseen. Sen avulla voit varmistaa, että korjaavat toimenpiteet kohdistuvat todellisiin ongelmiin eivätkä vain oireisiin.

Integroi auditoinnin seuranta osaksi säännöllisiä johtamisrutiineja. Näin varmistat, että sovitut kehitystoimet etenevät ja tuottavat tuloksia. Hyödynnä myös edellisten auditointien tuloksia uusien auditointien suunnittelussa – näin rakennat jatkuvan kehittämisen kehän.

Jos kaipaat tukea auditoinnin tulosten tehokkaaseen hyödyntämiseen, ota yhteyttä asiantuntijoihimme. Excellence Finland auttaa sinua rakentamaan toimivan auditointijärjestelmän, joka tukee organisaatiosi jatkuvaa kehittymistä. Yhteystiedot löydät helposti verkkosivuiltamme.