Puolustusvoimien hankinnat yritykselle: mitä kannattaa tietää
Tutustu Puolustusvoimien hankintatoiminnan suuntaviivoihin. Nämä määrittävät, miten ja millä edellytyksin Puolustusvoimat voi hankkia tuotteita. Puolustusvoimien toimittajaksi pääsee, jos yrityksen tarjoama vastaa Puolustusvoimien todellisiin tarpeisiin ja tukee sen toimintakykyä.
Puolustusvoimien hankinnat ovat laaja kokonaisuus, jonka keskeisimpänä juridisena perustana on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettu laki (1397/2016) sekä puolustus- ja turvallisuushankinnoista annettu laki (1531/2011). Lainsäädännöllisten vaatimusten lisäksi Puolustusvoimien hankintatoimintaa ohjataan muun muassa puolustusministeriön ja valtiovarainministeriön ohjauksella ja ohjeistuksella sekä Puolustusvoimien hankintanormistolla.
Puolustushallinnon materiaalipoliittinen strategia edellyttää hankintatoiminnan lähtökohtana olevan Suomen puolustusjärjestelmään parhaiten sopivan suorituskyvyn hankkiminen tarkoituksenmukaisesti, kustannustehokkaasti sekä valtion keskeiset turvallisuusedut huomioiden. Strategian mukaan hankintoja voidaan toteuttaa avoimella kilpailutuksella tai rajoitetuin menettelyin. Valittava toteutustapa riippuu hankinnan kohteesta sekä siihen liittyvistä vaatimuksista. Tällöin huomiota tulee kiinnittää muun muassa sotilaallista huoltovarmuutta ja salassapitoa koskeviin vaatimuksiin.
Excellence Finlandin jäsenet löytävät myös aiheesta tallenteen materiaalipankista.
Puolustusvoimien hankintojen toteuttaminen
Puolustusvoimien hankinnat käynnistetään suorituskykytarpeista. Hankinnat toteutetaan suunnitelmallisesti siten, että ne mahdollistavat suorituskykytarpeiden täyttämisen. Kansalliset kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta Puolustusvoimat ilmoittaa hankinnoista Hilmassa ja EU-kynnysarvot ylittävistä hankinnoista lisäksi Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosassa ja TED-tietokannassa. Mikäli yritykset haluavat osallistua, niiden tulee jättää mahdolliset erilliset osallistumishakemukset ja tarjoukset hankintailmoituksessa ilmoitetulla tavalla.
Sovellettavan kansallisen kynnysarvon alittavien pienhankintojen osalta Puolustusvoimilla ei ole velvollisuutta julkaista hankintailmoitusta. Vähäisen arvon mukaiset pienhankinnat voidaan siten toteuttaa suorana ostona soveltuvalta toimittajalta ja muut pienhankinnat toteutettavien hintatiedustelujen perusteella.
Sovellettavista hankintamenettelyistä säädetään hankintalaeissa. Kaikkiin Puolustusvoimien hankintoihin liittyy vaatimusmäärittely. Tällöin ehdottomien vaatimusten on täytyttävä tai muutoin tarjous hylätään. Lisäksi hankintoihin voi liittyä pisteytettäviä vaatimuksia, jotka on kuvattu tarjouspyynnössä. Tällöin ehdottomat vaatimukset täyttävistä tarjouksista valitaan ilmoitetun päätöksentekoperusteen mukaisesti joko hinnaltaan halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, jolloin hinnan painoarvo on tyypillisesti vähintään 40 %. Ilmoitetut ehdottomat vaatimukset ja sovellettavat päätöksentekoperusteet sitovat hankintayksikköä, jonka on tehtävä tarjousvertailu etukäteen ilmoitettuja perusteita soveltaen.
Hankinnan kohteesta riippuen Puolustusvoimat voi kansallisesti hankkia tuotteita muun muassa Hansel Oy:n puitejärjestelyihin tai Puolustusvoimien kilpailuttamiin puitesopimuksiin perustuen, hankintalakien menettelyjen mukaisina yksittäisinä hankintoina, kansalliset kynnysarvot alittavina pienhankintoina tai lakien soveltamisalan ulkopuolisina hankintoina, kuten salassa pidettävinä hankintoina. Lisäksi hankintoja voidaan tehdä kansainvälisesti tukeutuen ylikansallisiin hankintaorganisaatioihin esimerkiksi Naton puitteissa tai kansainvälisinä kahden- tai monenvälisinä yhteishankintoina.
Toimittajia koskevista vaatimuksista
Puolustusvoimat voi asettaa toimittajia koskevia soveltuvuusvaatimuksia, jollaisia voivat olla esimerkiksi toimittajan rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta, teknistä ja ammatillista pätevyyttä ja aiempaa kokemusta vastaavista toimituksista koskevat vaatimukset. Yleisesti puolustusmateriaalin toimittajilta edellytetään mm. luotettavuutta, riittävää tuotantokykyä, sitoutumista mahdollisiin valmius- ja varautumisvaatimuksiin sekä valmiutta noudattaa tietoturvallisuutta koskevia vaatimuksia.
Muita huomionarvoisia seikkoja puolustusmateriaalin toimittajien näkökulmasta on, että Puolustusvoimat ei lähtökohtaisesti maksa tuotekehitystä ideasta valmiiksi tuotteeksi, vaan markkinoilta haetaan valmiita ratkaisuja. Tällöin toimittajien on hankittava rahoitus markkinoilta tai julkisista rahoitusinstrumenteista. Lisäksi on huomioitava, että lähtökohtaisesti Suomen ei tule olla ulkomailta hankittavan materiaalin ainoa käyttäjä.
Nato ja hankinnat
Suomen sotilaallisen liittoutumisen myötä Naton hankintaorganisaatioiden merkitys on hyvä tunnistaa. Keskeisimpiä hankintaorganisaatioita ovat NSPA (NATO Support and Procurement Agency) ja NCIA (NATO Communications and Information Agency). Puolustusvoimien hankkiessa tuotteita edellä mainittujen organisaatioiden kautta sovellettavaksi eivät tule kansallisten lakien mukaiset menettelyt, vaan kyseisen kansainvälisen järjestön erityiset menettelysäännöt, joihin Suomi on sitoutunut.
Naton osalta on tärkeää tunnistaa myös NCS (NATO Codification System), jonka tarkoituksena on mahdollistaa eri maiden käyttämän materiaalin tunnistaminen kansainvälisesti ja mahdollistaa siten esi-merkiksi materiaalin vaihtaminen maiden välillä. Suomessa Naton nimikkeistöpalveluista vastaa Puolustusvoimien Nimikkeistökeskus. Kyseessä on maksuton viranomaispalvelu. Nimikkeistökeskus myöntää Suomessa sijaitseville yrityksille NCAGE-yritystunnukset ja vastaa tuotteiden NSN-nimikoinnista. Yritykset voivat tehdä NCAGE-yrityskoodihakemuksen itse, jonka jälkeen hakemus siirtyy Nimikkeistökeskuksen käsiteltäväksi.
Naton tarjouskilpailujen osalta hankinnat julkaistaan Naton portaaleissa tietoturvan mahdollistamissa puitteissa. Tieto julkaistuista hankinnoista on saatavilla rekisteröityneille käyttäjille (Source File). Rekisteröitymisen lisäksi yritykset tarvitsevat Declaration of Eligibility (DOE) eli kelpoisuustodistuksen, jota pyydetään silloin, kun yritys hakeutuu NSPA:n tai NCIA:n toimittajarekisteriin. Suomalaisten yritysten osalta kelpoisuustodistuksen myöntää Puolustusvoimien logistiikkalaitoksen kaupallinen osasto (”PVLOGLE KAUPOS”), ensisijaisesti NSPA:n tai NCIA:n pyynnöstä. PVLOGLE KAUPOS toimittaa todistuksen näille Suomen Nato-edustuston kautta. Mikäli yritys on saanut NSPA:lta tai NCIA:lta erillisen ohjeen hankkia kelpoisuustodistuksen itse tai toimittaa lisäksi puolustushallinnon referenssejä, pyyntö tulee välittää osoitteeseen kirjaamo.pvlogle@mil.fi.
NCIA:n puitesopimuksiin ja kilpailutuksiin osallistumisen edellytyksenä on nykyään aina myös Security Clearance (NATO Classified). Tähän tarkoitukseen yrityksen tulee hakea kansainvälinen yritysturvallisuusselvitystodistus, eli Facility Security Clearance (FSC), jonka Suomessa myöntää ulkoministeriö / kansallinen turvallisuusviranomainen NSA (tällä hetkellä voimassa oleva linkki UM:n asiaa koskevalle sivustolle jäljempänä).
Kuinka voi päästä Puolustusvoimien toimittajaksi?
Puolustusvoimien toimittajaksi on mahdollista päästä ensinnäkin osallistumalla julkisiin tarjouskilpailuihin, joista ajantasainen tieto on saatavissa Hilmasta. Tarjoaman osalta on myös hyötyä siitä, että yritykset ovat kehittäneet kilpailukykyisiä Puolustusvoimien suorituskykyjä palvelevia tuotteita. Myös yritysten toimialalla on merkitystä.
Huomionarvoista on, että Puolustusvoimien toimittajaksi pääsee hyvin harvoin lähestymällä Puolustusvoimia tuote-esittelyin. Sen sijaan yritysten kannattaa pitää yrityksensä näkyvillä mm. yksityiskohtaisin Internet-sivuin ja alan messuilla. Lisäksi pienempien toimijoiden, joiden resurssit eivät yksinään riittäisi, on mahdollista hakeutua alihankkijaksi Puolustusvoimien kumppaneille.
Mistä lisätietoa?
Alle on koottu keskeisimpiä linkkejä sivustoille, joista on saatavissa lisätietoa:
- https://defmin.fi/vastuualueet/puolustusmateriaali-ja-puolustusteollisuus
- www.hankintailmoitukset.fi
- https://puolustusvoimat.fi/etusivu
- https://logistiikkalaitos.fi/nain-asioit
- www.nspa.nato.int/business/procurement
- youtu.be/oHygFwEtOqk
- www.ncia.nato.int/business/procurement
- eportal.nspa.nato.int/Codification/CageTool/home
- www.logistiikkalaitos.fi/nimikkeistokeskus
- www.nato.int/codification
- um.fi/yritysturvallisuustodistukset
Kirjoittaja
Kaupallinen lakimies | Puolustusvoimat