Ei ole yhtä oikeaa laatujärjestelmää, muistuttaa Niina Suuronen
Asiantuntijamme Niina Suuronen auttaa organisaatioita laatu- ja johtamisjärjestelmien haltuunotossa. Suuronen on huomannut, että tärkeintä laadun kehittämisessä ovat ihmiset, eivät asiat paperilla. “Laatujärjestelmä rakennetaan kunkin yrityksen liiketoiminnan näköiseksi ja sitä tukevaksi.”
Niina, mistä asioista laatu koostuu?
Laatujärjestelmällä tarkoitetaan yrityksen johtamisjärjestelmää, jolla ohjataan laatuun liittyviä asioita. Laatu lähtee siis yrityksen johdosta: johto määrittelee, mitä laatu yrityksessä tarkoittaa, mitä asiakkaille luvataan, millaisia asioita tavoitellaan ja millaisilla prosesseilla nämä lupaukset täytetään.
Tärkeää on nähdä kokonaiskuva: jokaisella prosessin vaiheella ja työntekijällä on oma roolinsa laadun toteutumisessa. Käytännössä laatu tehdään prosessin eri vaiheissa tuotteen tai palvelun suunnittelusta lähtien. On myös varmistettava, että toimittajilta ostettavat tavarat, materiaalit ja palvelut vastaavat laatuvaatimuksia.
Toiminnan kehittäminen on ainut vaihtoehto sille, että yritys on jatkossakin kilpailu- ja toimintakykyinen. On tärkeää hahmottaa, miten jokaisen työntekijän tekeminen vaikuttaa prosessin seuraaviin vaiheisiin. Jos ei näe kokonaisuutta ja oman työn merkitystä, saattaa jättää jonkin omasta mielestä turhan vaiheen tai varmistuksen tekemättä. Tämä saattaa kertautua myöhäisemmissä vaiheissa esimerkiksi huonona laatuna.
Pienilläkin asioilla voi olla laadun toteutumisessa iso merkitys.
Miten laatujärjestelmä rakennetaan organisaatioon?
Laatujärjestelmä rakennetaan kunkin yrityksen liiketoiminnan näköiseksi ja liiketoimintaa tukevaksi. Laatu- tai johtamisjärjestelmän rakentamista ei voi lähestyä one size fits all -mallilla, vaan se riippuu hyvin paljon yrityksen liiketoiminnasta.
Alussa on tärkeää tehdä lähtöanalyysi. Millaiset toimintatavat yrityksessä on tällä hetkellä? Siellä mahdollisesti täyttyy jo joitakin laatujärjestelmästandardien vaatimuksia. Lähtöanalyysin pohjalta laaditaan tarkempi projektisuunnitelma eli selkeät vaiheet ja askeleet, joiden mukaan edetään kohti sertifiointia. Oma roolini on vahvasti organisaatiojohtoa tukeva. Silloin on tärkeää ymmärtää kokonaistilanne ja se, millaisia kehitysaskelia missäkin kohtaa ollaan valmiita ottamaan. Joillekin sopii paremmin se, että tehdään kerralla isompi kehitysloikka, ja joillekin se, että mennään pienin askelin eteenpäin.
Itselleni tärkeä oppi on ollut, ettei kehittäminen ole pelkästään sitä, että tehdään hyvä suunnitelma ja viedään se käytäntöön. Kehitysvauhtiin ja lopputulokseen vaikuttavat eniten se, millaiset ihmiset ovat kehitystä tekemässä ja millainen organisaatiokulttuuri yrityksessä on. Suunnitelma voi olla paperilla hyvä, mutta se ei toteudu ilman ihmisiä.
Miten organisaatioon luodaan kehittämisen kulttuuria?
Tärkeintä on johdonmukainen toiminta ja johdon oma esimerkki. Pahinta on, jos muutetaan vain julkilausumia ja korulauseita, mutta ei mietitä, mitä ne tarkoittavat organisaatiossa käytännössä. Jos esimerkiksi halutaan kehittää turvallisuuskulttuuria, se pitää nostaa asialistalle kaikessa tekemisessä ja toteuttaa arjessa turvallisuutta edistäviä toimenpiteitä. Tai jos halutaan kehittää laatukulttuuria, pitää tunnistaa kaikki laatuun vaikuttavat tekijät ja se, miten näitä laatutekijöitä vahvistetaan. Linjakas toiminta mahdollistaa laadun toteutumisen.
Entä miten innostetaan jatkuvaan oppimiseen?
Oppimisen kulttuuria voi ruokkia monella tavalla. Täytyy olla hyvä systeemi siihen, miten poikkeamia ja muita havaintoja seurataan, miten niihin reagoidaan ja miten niitä käytetään apuna toiminnan kehittämisessä. On tärkeää kannustaa koko henkilöstöä oman työn kehittämiseen. Ja kun henkilöstö esittää ideoita, ne otetaan oikeasti käsittelyyn ja annetaan palautetta. On tehokas keino tappaa kehittämisen kulttuuria kannustamalla ideoimaan ja esittämään parannusehdotuksia, joihin ei lopulta koskaan vastata tai niitä ei huomioida missään.
Yksi olennainen laadunhallinnan periaate, johon myös ISO 9001-standardi perustuu, on ihmisten täysipainoinen osallistuminen. Ihmiset ovat yrityksen tärkein resurssi. Kun saadaan kaikki mukaan toiminnan parantamiseen, se tuottaa kilpailukykyä ja parempaa asiakastyytyväisyyttä.
Millainen on oma ammatillinen polkusi laadun maailmassa?
Olen koulutukseltani yhteiskuntatieteiden maisteri. Laatuasiat tulivat omalle työpöydälleni jo ensimmäisessä työpaikassa. Aluksi laadunhallinnan viitekehityksenä oli EFQM ja seuraavissa työpaikoissa mukaan tulivat myös ISO-standardit ja vastuullisuusasiat. Yritysten johtamisjärjestelmät ovat laajoja kokonaisuuksia, joihin koulutus antoi hyvän pohjan. Syvällinen osaaminen laatutyökaluihin ja niiden soveltamiseen on tullut työelämässä ja erilaisissa täydennyskoulutuksissa. Olen työskennellyt Puolustusvoimilla, jossa sain hyvän koulutuspolun laadun työkaluihin. Omaan työtehtävääni kuului mm. laatujärjestelmän rakentaminen uuteen organisaatioon. Puolustusvoimien kautta sain myös auditoijan pätevyyden.
Miten ylläpidät omaa osaamistasi?
Standardien maailma kehittyy koko ajan. Uusia standardeja julkaistaan ja olemassa olevia päivitetään. Esim. ISO 9001- ja ISO 14001-standardeista julkaistaan uudet versiot tänä vuonna. Myös vastuullisuustyötä ohjaavat velvoitteet ja standardit kehittyvät. Minulle on tärkeää pysyä näissä ajan tasalla. Lisäksi kehitän osaamistani myös sen mukaan, mikä on tärkeää asiakkailleni. Tällä hetkellä ajankohtaisia standardeja ovat muun muassa tietoturvallisuuden hallintastandardi ISO 27001 ja puolustusteollisuushankintoihin liittyvä AQAP 2110 -standardi.
Oman työni kautta olen huomannut, ettei laadunhallintajärjestelmiin kannata lähteä niiden itsensä vuoksi, vaan siksi, että ne kehittävät aidosti toimintaa. ISO-standardien tarve on pinnalla koko ajan. Lisäksi pk-yrityksille tehty vapaaehtoinen kestävyysraportointistandardi VSME on vahvistanut asemaansa. Itselleni on tärkeää oman osaamisen varmistaminen niin, että asiakas saa aina ajantasaisen näkemyksen ja hyödyn liiketoimintansa kehittämiseen.
Asiantuntijat esille -sisältösarja sukeltaa Excellence Finlandin asiantuntijoiden ajatteluun ansioluetteloa syvemmälle. Sarjassa kartoitamme laadun ja kehittämisen näkökulmia monipuolisesti ja tulevaisuuteen kurkottaen. Niina Suuronen toimii kumppaninamme muun muassa laatu-, ympäristö- ja työturvallisuusjärjestelmien sekä auditointien asiantuntijana.
Lue myös nämä
Katso kaikki artikkelit »- Asiantuntijablogi, Laadun kehittäminen
- Asiantuntijablogi, Laadun kehittäminen