Kaikki vuoden 2025 koulutukset -25 %! Päättäville jäsenille 10 % lisäalennus! Alennus lasketaan kassalla. Katso ehdot
Hyvin tehty johdon katselmus mahdollistaa organisaation johtamisen oikeaan suuntaan
Kysyimme laadun ja yritysvastuun asiantuntijaltamme Niina Suuroselta, miten johdon katselmus kannattaa tehdä ja miksi se on organisaatiolle tärkeä johtamisen työkalu. “Johdon katselmuksessa tarkastetaan säännöllisin väliajoin organisaation suunta”, hän sanoo.
Johdon katselmus on kasvokkain tai etäyhteyksin järjestettävä palaveri, jossa käsitellään esimerkiksi organisaatiossa tapahtuneita tai tulevaisuudessa häämöttäviä isompia muutoksia. Johdon katselmuksen tarkoitus on varmistaa, että organisaatio toimii strategiansa ja johtamisjärjestelmänsä mukaisesti ja tuottaa niitä tuloksia, joita toiminnalta halutaan.
“Johdon katselmukseen liittyvät käytännöt ovat osa organisaation johtamisjärjestelmää. Esimerkiksi ISO-standardit edellyttävät johdon katselmusten tekemistä. Johdon katselmus tuo toiminnan seurantaan ja arviointiin systemaattisuutta”, sanoo Niina Suuronen.
Suuronen toimii Excellence Finlandissa laadun ja yritysvastuun asiantuntijana. Suuronen on suunnitellut ja toteuttanut johdon katselmuksia erikokoisissa yrityksissä.
“Johdon katselmuksessa johto nousee kuvaannollisesti helikopteriin tarkastelemaan organisaation toimintaa laajemmasta perspektiivistä.”
Onnistuakseen johdon katselmus vaatii hyvää valmistautumista
Johdon katselmus vaatii hyvää valmistautumista ja suunnittelua. Suuronen kertoo, että ensin varmistetaan, mitä yrityksessä sovellettavat johtamisjärjestelmästandardit edellyttävät johdon katselmukselta, sillä jokaisella standardilla on oma listansa käsiteltävistä asioista.
Listan läpikäymisen lisäksi tärkeintä on kuitenkin pohtia, millainen lähestyminen palvelee juuri tietyn organisaation kehittymistä. Tähän vaikuttavat esimerkiksi organisaation koko ja toiminnan luonne.
“Jos pitää tarkastella esimerkiksi prosessien suorituskykyä, ensin pitää selvittää, miten organisaatiossa tätä dataa seurataan ja millaisia mittareita käytetään. Hyvissä ajoin ennen katselmusta jaetaan valmisteluvastuut.”
Johdon katselmuksen voi pitää yhtenä isona tilaisuutena tai se voidaan pilkkoa pienempiin, erillisiin tilaisuuksiin.
Johdon katselmuksen voi myös yhdistää osaksi organisaation olemassa olevaa johtoryhmäkäytäntöä. Huolellisen ennakkosuunnittelun tärkeys korostuu tällöin entisestään.
“Tärkeää on varmistua hyvistä kokouskäytännöistä ja siitä, että pysytään aikataulussa. Katselmuksessa ei kannata takertua lillukanvarsiin.”
Sisäiset auditoinnit kuvaavat organisaation tilaa
Standardit edellyttävät johdon katselmusten lisäksi myös sisäisten auditointien tekemistä. Molemmat toimenpiteet varmistavat, että organisaation toiminta täyttää johtamisjärjestelmästandardien vaatimukset.
“Sisäisten auditointien tulokset ovat tärkeitä johdon katselmuksen lähtötietoja. Katselmuksessa tarkastellaan sisäisten auditointien tuloksia ja yhteenvetoja, jotka kertovat organisaation tilasta.”
Ei katselmuksia niiden itsensä vuoksi, vaan päätöksiä tulevaan
Johdon katselmuksella on aktiivinen rooli toiminnan kehittämisessä. Siksi on tärkeää, että katselmuksessa tehdään johtopäätöksiä ja päätöksiä, jotka kirjataan muistioon ja joita viedään aktiivisesti eteenpäin. Suuronen muistuttaa, että katselmuksen yhteydessä on hyvä sopia, kuka tai ketkä vievät sovittuja asioita eteenpäin ja millä aikataululla.
Mistä sitten tietää, onko johdon katselmus onnistunut?
“Mielestäni tärkein mittari johdon katselmuksen onnistumisesta on johdon oma näkemys katselmuksen hyödyistä. Jos johto kokee, että aika on ollut hukkaan heitettyä, pitää miettiä, miten katselmuksen voisi tehdä paremmin ja toimivammin.”
Suurosen mukaan katselmuksia ei missään tapauksessa kannata tehdä vain sen takia, että standardi sitä vaatii. Johdon katselmus on parhaimmillaan tärkeä johdon työkalu organisaation toiminnan kehittämiseen.
“Katselmuksessa johto saa kokonaiskuvan johtamisjärjestelmän tilanteesta, tunnistaa isossa kuvassa tärkeimmät kehityskohteet ja varmistaa, että tulevaisuudessa toimitaan entistä paremmin, parempia tuloksia tuottaen ja asiakkaiden vaatimuksiin vastaten.”
Sparrausapua johdon katselmuksien järjestämiseen tai sisäisiin auditointeihin? Ole yhteydessä!
Kirjoittaja
laadun ja yritysvastuun asiantuntija
Lue myös nämä
Katso kaikki artikkelit »- Asiantuntijablogi, Laadun kehittäminen