Kun ongelma määritellään hyvin, ratkaisu löytyy nopeammin
Organisaatioissa tiedetään usein varsin hyvin, mitä pitäisi kehittää. Vaikeampaa on löytää työlle aikaa ja saada johto sekä käytännön tekijät katsomaan samaan suuntaan.
Excellence Finlandin asiakkuuspäällikkö Jaakko Murtomäki tapaa työssään organisaatioita, joissa halu kehittää on vahva ja tarvittavat muutokset tunnistetaan hyvin. Hänen mukaansa parhaat tulokset syntyvät, kun tarve määritellään selkeästi, tavoite on yhteinen ja uudet toimintatavat tuodaan osaksi arkea.
Haastattelussa hän kertoo, millaiset kehittämistarpeet juuri nyt korostuvat.
Mihin organisaatiot hakevat juuri nyt ratkaisuja?
Organisaatiot tunnistavat kehittämistarpeensa usein hyvin. Keskusteluissa nousevat esiin erityisesti prosessit, muutosten läpivienti ja datan hyödyntäminen. Monessa organisaatiossa tiedetään jo, mitä pitäisi kehittää ja mihin suuntaan toimintaa halutaan viedä.
Laatu on noussut keskusteluissa vahvasti esiin. Organisaatioissa kehitetään prosesseja, etsitään säästöjä ja vahvistetaan toiminnan tehokkuutta. Myös kansainvälistyminen, globaalit markkinat ja regulaatio vaikuttavat tavoitteisiin aiempaa enemmän. Monikansalliset organisaatiot tarvitsevat tukea kysymyksiin, jotka koskevat useita maita, toimintaympäristöjä ja yksiköitä. Tämä avaa myös uusia mahdollisuuksia kehittää toimintaa yhtenäisemmin yli organisaatiorajojen.
Myös muutoksen hallinnan ja johtamisen keinot nousevat usein esiin. Toimintaympäristö muuttuu nopeasti ja muutokset tuntuvat aina myös ihmisten arjessa. Organisaatioissa etsitään siksi keinoja viedä muutoksia läpi hallitusti ja vähentää muutosten haittavaikutuksia. Samalla halutaan pitää katse siinä, mitä uutta muutos voi mahdollistaa.
Ratkaisuilta odotetaan ennen kaikkea käytännön hyötyä. Niiden pitäisi vapauttaa aikaa ja kapasiteettia, sujuvoittaa työtä sekä auttaa ratkaisemaan haasteiden varsinaisia syitä. Onnistunut kehittäminen näkyy siinä, että organisaatiolla on enemmän mahdollisuuksia keskittyä olennaiseen.
Miten kehittämiselle saadaan aikaa ja johdon tuki?
Aika on organisaatioiden arvokkain resurssi. Monella päälliköllä on laaja vastuualue ja paljon osaamista, mutta kehittämiselle pitäisi löytää tilaa muun työn keskeltä. Siksi myös koulutusten ja kehittämispalveluiden on oltava tarkasti suunnattuja ja helposti vietävissä käytäntöön.
Johdon mukanaolo nopeuttaa muutosta. Päällikkö- ja asiantuntijatasolla kehittämistarve tunnetaan usein hyvin. Kun sama tilannekuva jaetaan myös johdon kanssa, tarvittavista ratkaisuista, resursseista ja koulutuksista on helpompi päättää. Minun työtäni on auttaa päälliköitä tekemään kehittämistarve näkyväksi ja perustelemaan, mitä hyötyä muutoksesta organisaatiolle syntyy.
Rajallisemmat budjetit ohjaavat tekemään harkittuja valintoja. Kun rahaa on käytettävissä vähemmän, sen käyttöä suunnitellaan tarkemmin ja hankinnoilta odotetaan selkeitä tuloksia. Tämä voi parhaimmillaan vahvistaa kehittämistyön tavoitteellisuutta.
Voiko kehitystyössä tuloksia saavuttaa nopeasti?
Onnistuneet projektit alkavat siitä, että organisaatiolla on malttia määritellä ratkottava ongelma huolellisesti. Kun pystyy kuvaamaan selkeästi haasteen, sen vaikutukset ja tavoitellun muutoksen, myös johdon tuki ja tarvittavat resurssit on helpompi saada. Työ pääsee näin etenemään nopeasti, koska yhteinen tavoite on alusta lähtien selvä. Mitään taikanappia nopeisiin tuloksiin ei ole, mutta hyvä ongelmanmäärittely vie jo lähelle ratkaisua, ja myös tuloksia voidaan saavuttaa nopeammin.
Jatkuvan parantamisen rakenteet voidaan rakentaa organisaatioon mistä tahansa lähtötilanteesta. Kun vastuut, toimintatavat ja seuranta ovat kunnossa, organisaation oma kyky tunnistaa, ehkäistä ja ratkaista haasteita vahvistuu. Parhaimmillaan kehittämistä ei tarvitse aloittaa aina uudelleen. Siitä tulee luonteva osa työtä ja tapa viedä organisaatiota määrätietoisesti eteenpäin.
Mistä tiedät itse onnistuneesi?
Kun tunnen asiakkaan tilanteen ja tavoitteet, pystyn auttamaan oikealla hetkellä. Parhaimmillaan asiakkaan yhteyshenkilöiden kanssa tuntuu siltä kuin olisimme työkavereita. Asioista voidaan puhua avoimesti ja ratkaisuja etsiä yhdessä.
Olen tehnyt työtä asiakkuuksien parissa yli 20 vuotta. Olen ollut lähes kaikissa myyntiorganisaation rooleissa, ja suuri osa urastani on kulunut myynnin kouluttamisen, valmentamisen, johtamisen ja kehittämisen parissa. Olen myös myynyt itse kaikkea lehtitilauksista ja kotisiivouksista tietoliikenneratkaisuihin. Työssäni Excellence Finlandilla kohtaan hyvin erilaisia organisaatioita ja toimialoja. Vaikka toimintaympäristöt vaihtelevat, kehittämisen tavoitteissa ja tarpeissa on paljon yhteistä.
Asiakastyössä minua kiinnostaakin juuri se, mitä asiakkaan toimintaympäristössä tapahtuu. Minun täytyy ymmärtää toimialan muutoksia ja kasvattaa jatkuvasti asiakasymmärrystäni pystyäkseni aidosti olemaan avuksi.
Tiedän onnistuneeni, kun asiakkaan haaste ratkeaa tai hän kokee saavansa palveluistamme konkreettista hyötyä. Myös omasta työyhteisöstä saatu palaute tuntuu hyvältä, mutta asiakkaan palaute merkitsee erityisen paljon. Se kertoo, että olemme pystyneet auttamaan oikeassa asiassa.
Jatketaanko keskustelua?
Jaakko Murtomäki toimii Excellence Finlandin asiakkuuspäällikkönä. Häneen voit olla yhteydessä, kun haluat keskustella organisaatiosi kehittämistarpeista, jäsenyyden hyödyntämisestä tai siitä, mistä muutoksessa kannattaisi aloittaa.
Ratkaisun ei tarvitse olla valmiina. Keskusteluun voi tulla myös keskeneräisen kysymyksen kanssa.
Varaa juttutuokio Jaakon kanssa
Kirjoittaja
