Laatujohtajan 7 vinkkiä onnistuneeseen auditointiin
Olen tehnyt työurallani yli 500 auditointia ja yksi asia on käynyt hyvin selväksi: oppikirjat antavat kyllä hyvän rungon prosessille, mutta todellinen ymmärrys syntyy käytännön työssä.
Auditointi ei ole pelkkä tarkistuslista. Se on vuorovaikutustilanne, jossa rakennetaan luottamusta, ymmärretään organisaation toimintaa ja osataan esittää oikeita kysymyksiä oikeaan aikaan. Standardit luovat rakenteen, mutta pelkästään niihin nojaaminen voi viedä harhaan. Auditointi on ennen kaikkea vuoropuhelua, ei kuulustelua.
Pidä katse kokonaisuudessa
Hyvä auditoija ei tyydy pintaraapaisuun. Auditointikäynti ei ole vain vaatimusten täyttymisen tarkistus vaan se tarjoaa myös mahdollisuuden ymmärtää, miten organisaatio toimii ja mihin se on menossa. Mikä on strategia? Miten riskeihin valmistaudutaan? Miltä arki näyttää avainhenkilöiden näkökulmasta? Pelkkä prosessikaavioihin keskittyminen voi estää näkemästä kokonaiskuvaa.
Kulttuuri voittaa kaaviot
Yksi tärkeimmistä havainnoista ei liity dokumentteihin vaan ilmapiiriin. Onko ilmassa pelkoa vai halua kehittyä? Kuunnellaanko toisia, uskalletaanko nostaa esiin ongelmia? Avoimessa ilmapiirissä auditoija voi keskittyä siihen, missä hän on arvokkaimmillaan eli kehityksen tukemiseen. Suljettu tai hierarkkinen ilmapiiri puolestaan vaatii herkkyyttä, sillä pelko muuttaa myös vuorovaikutuksen dynamiikkaa.
Tasapainoile sidosryhmien välillä
Johto odottaa strategista tilannekuvaa, työntekijät toivovat oikeudenmukaisuutta ja konkreettista hyötyä, ja ulkopuoliset tahot – kuten sertifioijat – edellyttävät virheetöntä dokumentaatiota. Näiden odotusten yhdistäminen vaatii kokemusta ja pelisilmää. Yhteenvedon on palveltava kaikkia osapuolia, mutta erityisesti sen on tarjottava selkeä kuva siitä, mikä toimii ja missä on aidosti parannettavaa.
Kommunikaatio ratkaisee
Auditoinnissa ei ole kyse siitä, kuinka monta kysymystä ehdit esittää, vaan siitä, kuinka hyvin ymmärrätte toisianne. Selkeä kieli, avoimet kysymykset ja niiden tarkentaminen ovat olennaisia. Vältä jargonia. Älä oleta. Väärinymmärrys voi vääristää koko havainnon.
Muista inhimillinen näkökulma
Ihmiset reagoivat eri tavoin: osa puolustautuu, osa haluaa miellyttää, osa jännittyy. Tunnista ja varaudu näihin reaktioihin. Hyvä auditoija osaa luoda luottamuksellisen ilmapiirin, jossa auditoitava kokee olevansa turvassa. Tavoite on kuitenkin yhteinen, sillä prosessi tehdään yhdessä.
Luota intuitioon, vaadi näyttöä
Intuitio on erinomainen työkalu tarkempaan tarkasteluun. Jos jokin tuntuu oudolta, se tuskin on sattumaa. Kysy lisää, pyydä näyttöä, kaivaudu syvemmälle. Muista kuitenkin: tunne ohjaa tutkimista, mutta vain näyttö ratkaisee lopputuloksen.
Auditointi on alku, ei loppu
Jos tuloksena syntyy vain lista poikkeamista, jotain jäi puuttumaan. Parhaimmillaan auditointi avaa uusia näkökulmia ja antaa sysäyksen kohti parempia toimintatapoja. Se on ennen kaikkea palvelua, ei tuomitsemista.
Kysy, jaa ja opi – tule mukaan keskustelemaan auditoinneista
Tervetuloa keskiviikkona 29.10.2025 klo 9–10 maksuttomaan verkkotilaisuuteen, jossa käsitellään toukokuussa vetämäni Mitä auditoinneista ei kerrota oppikirjoissa -webinaarin herättämiä kysymyksiä. Tilaisuudessa keskustelen Excellence Finlandin viestintä- ja markkinointijohtajan Katja Eskolan kanssa siitä, miksi auditointi on aina enemmän kuin prosessi ja miten ihmiset muovaavat tilanteen suunnan. Saat myös käytännön vinkkejä ja mahdollisuuden esittää kysymyksiä sekä jakaa kokemuksiasi muiden alan ammattilaisten kanssa.
Kirjoittaja
laatujohtaja