Mitä auditoinneista ei kerrota oppikirjoissa
Auditointi ovat usein juuri sitä, miltä ne kuulostavat: järjestelmällinen tarkastelu, jolla varmistetaan, että toiminta vastaa sovittuja vaatimuksia. Mutta mitä tapahtuu niiden rivien välissä, joita ei ole kirjoitettu standardeihin?
Excellence Finlandin maksuttomassa webinaarissa Mitä auditoinneista ei kerrota oppikirjoissa laatujohtaja Jarno Ikonen avasi auditointien todellista arkea. Kokemusta hänellä on sekä auditoijan että auditoitavan puolelta, eri toimialoilta.
Oppikirjat tarjoavat kyllä rakenteet, mutta eivät kerro, miltä hiljaisuus tuntuu, kun kysymykseen ei heti vastata. Ne eivät ohjeista, miten tunnistaa tilanteet, joissa organisaatiokulttuuri ohjaa varovaisuuteen. Eikä niissä kerrota, mitä tehdä, kun kaikki näyttää hyvältä, mutta jokin jää silti kaihertamaan.
Auditoinnin tärkein tehtävä ei ole listata virheitä. Se on tilaisuus pysähtyä katsomaan, mikä estää toimintaa kehittymästä. Se ei tapahdu automaattisesti. Se edellyttää tilannetajua, kontekstin ymmärrystä ja sitä, että auditoija malttaa kuunnella myös silloin, kun vastaukset eivät ole siistejä.
Auditoinnin vaikuttavuus rakentuu vuorovaikutuksesta. Ei riitä, että kysyy oikeat kysymykset, täytyy myös pysähtyä kuulemaan, mitä niiden takaa paljastuu. Luottamus syntyy siitä, että toinen kokee tulevansa ymmärretyksi, ei arvioiduksi. Vasta silloin syntyy tilanne, jossa nähdään jotain, mitä ei muuten olisi huomattu.
Hyvä auditoija ei jää kiinni lomakkeisiin. Hän huomaa, missä prosessi toimii paperilla, mutta ihmiset väistelevät vastuuta. Hän tunnistaa, kun poikkeama ei ole yksittäinen virhe vaan osa laajempaa mallia. Hän osaa sanoittaa sen tavalla, joka tekee tilanteesta mahdollisuuden, ei puolustustaistelun.
Auditointi ei ole rasti ruutuun. Parhaimmillaan se on keskustelu, jota ei muuten olisi käyty. Havainto, joka saa jonkun katsomaan omaa työtään toisin. Tai kysymys, joka jää mieleen vielä pitkään sen jälkeen, kun auditoija on jo lähtenyt.
Syvennä ymmärrystäsi auditoinneista – tallenne ja verkosto odottavat
Jos haluat syventää osaamistasi auditoinneista, suosittelemme lämpimästi kahta koulutusta. Kolmipäiväinen ISO 9001 -auditointikoulutus antaa vahvan pohjan sekä sisäisten että ulkoisten auditointien suunnitteluun ja toteuttamiseen, ja sopii erinomaisesti kaikille, jotka haluavat ymmärtää laadunhallintajärjestelmän auditointia käytännössä. Jos tähtäät pääarvioijaksi tai haluat johtaa auditointitiimejä, Lead Auditor -koulutus tarjoaa juuri ne työkalut, joita tarvitset pääarvioijan tehtävään. Koulutukset täydentävät toisiaan ja yhdessä ne tarjoavat kattavan kokonaisuuden, joka vastaa myös kansainvälisiin arviointikoulutusten vaatimuksiin. Molemmat koulutukset voi suorittaa etänä tai lähitoteutuksena, ja niissä yhdistyy teoria, keskustelu ja käytännön harjoitukset.
Tallenne webinaarista on nyt katsottavissa Excellence Finlandin materiaalipankissa. Jos työskentelet laadun, johtamisen tai auditointien parissa, suosittelen tutustumaan. Samasta paikasta löydät myös työkaluja, joita voi käyttää heti omassa työssä.
Kesäkuussa puhumme vielä aiheesta webinaarissa: Laatu maksaa. Tiedätkö kuinka paljon? –
Kirjoittaja
