Miten antaa palautetta fiksusti ja välttää yleiset virheet
Palautteen antaminen kuuluu työelämään, mutta silti moni lykkää sitä, pehmentää liikaa tai hoitaa sen rehellisesti sanoen huonosti. Pelätään toisen reaktiota, omia sanoja ja sitä, että keskustelusta tulee kiusallinen. Tämän vuoksi palaute jää helposti joko antamatta, tulee liian myöhään tai muotoillaan niin varovasti, ettei kukaan enää tiedä, mitä oikeastaan yritettiin sanoa. Silloin palaute ei auta. Se lisää epäselvyyttä.
Excellence Finlandin palautteesta toimeen -webinaarissa Sini Vikkula tiivisti palautteen antamisen ytimen käytännönläheisesti. Hyvän palautteen tehtävä on auttaa ihmistä onnistumaan työssään paremmin.
Vinkit parempaan palautteeseen
Itse poimin seuraavat asiat webinaarista.
Fiksu palaute alkaa havainnosta. Mitä tapahtui, missä tilanteessa ja miksi sillä on merkitystä. Jos palaute jää epämääräiseksi, vastaanottaja joutuu tulkitsemaan, mitä häneltä oikeastaan odotetaan. Silloin keskustelu ei tuo selkeyttä vaan lisää epävarmuutta.
Yksi yleisimmistä virheistä on ajoitus. Asiaa lykätään liian pitkään, jolloin mukaan ehtii kertyä turhautumista ja oletuksia. Tai palaute annetaan ärtyneenä, jolloin sävy alkaa ohjata keskustelua enemmän kuin itse asia. Kumpikaan tapa ei johda hyvään lopputulokseen.
Toinen tavallinen virhe on liika varovaisuus. Kun asiaa pehmennetään liikaa, viestin ydin katoaa. Silloin palaute ei enää ohjaa toimintaa vaan jättää jälkeensä epäselvän tunteen. Juuri tästä syystä niin sanottu hampurilaispalaute toimii usein huonosti. Kun kehu ja korjaava palaute paketoidaan samaan kokonaisuuteen, pääasia hämärtyy.
Hyvä palaute kohdistuu tekemiseen, ei ihmiseen. Sen tehtävä ei ole nolata, syyllistää tai purkaa omaa pettymystä. Sen tehtävä on tehdä näkyväksi, mikä toimii, mikä ei toimi ja mitä pitäisi tehdä seuraavaksi toisin. Siksi korjaava palaute kannattaa antaa rauhallisesti, ajoissa ja kahden kesken.
Myös myönteinen palaute vaatii tarkkuutta. Yleisluontoinen kiitos tuntuu toki mukavalta, mutta kaikkein hyödyllisintä on palaute, joka kertoo, mikä onnistui ja miksi sillä oli merkitystä. Silloin vastaanottaja tietää, mitä kannattaa jatkaa.
Lopulta palautteen antamisessa on kyse perusasioista:
- Pysy havainnoissa.
- Sano asiat selkeästi ja perustele.
- Kohdista palaute toimintaan, älä ihmiseen.
- Ota asia, etenkin korjaava palaute, puheeksi heti tilanteen jälkeen, ennen kuin siitä kasvaa tarpeettoman suuri.
- Ja pidä mielessä yksi yksinkertainen sääntö: hyvä palaute kannattaa antaa julkisesti, korjaava aina kahden kesken.
Miten kirjautua materiaalipankkiin?
Löydät materiaalipankin jäsensivuiltamme, jonne pääset kirjautumaan sivuston oikeasta ylänurkasta. Kirjautumaan pääset omalla henkilökohtaisella työsähköpostillasi. Jos kohtaat pulmia kirjautumisessa, laita meille postia info@excellencefinland.fi ja vastaamme sinulle pikaisesti!
Tarkista jäsenyyttenne »Kirjoittaja
Lue myös nämä
Katso kaikki artikkelit »- Asiantuntijablogi, Muutosjohtaminen
- Asiantuntijablogi, Muutosjohtaminen, Yhteisö