Kaikki vuoden 2025 koulutukset -25 %! Päättäville jäsenille 10 % lisäalennus! Alennus lasketaan kassalla. Katso ehdot
Tekoäly + tehokas teksti – katso asiantuntijavinkit
Pohditko, miksi hyvin suunnitellut projektisuunnitelmasi eivät tunnu vievän asioita eteenpäin, vaikka ne sisältävät kaikki tarvittavat tiedot? Mietitkö, miksi laatukäsikirjasi päätyy toimistotyön Bermudan kolmioon, josta kukaan ei sitä lue? Ei huolta, et ole yksin!
Näitä kysymyksiä pohdimme webinaarissamme “Vältä tekoälyansa – kirjoita toimintaa ohjaavaa tekstiä”, joka pidettiin marraskuun lopulla. Jos et ehtinyt mukaan, ei hätää. Tallenne löytyy nyt materiaalipankistamme kaikkien Excellence Finlandin jäsenten iloksi (ja opiksi).
Webinaarissa viestintävalmentajat Kati Keronen ja Ella Koota, jakoivat vinkkejä vaikuttavan ja toimintaa ohjaavan tekstin kirjoittamiseen. Ja mikä parasta, opit webinaarin katsottuasi hyödyntämään tekoälyä niin, että se tukee juuri sinun tavoitteitasi.
Termit tutuiksi! Näistä me webinaarissa puhutaan:
- Vaikuttava teksti pysäyttää lukijan. Se herättää tunteita ja oivalluksia, jotka saavat hänet ymmärtämään, miksi asia on merkityksellinen juuri hänelle.
- Toimintaa ohjaava teksti vie vaikuttavuuden käytäntöön. Se ei tyydy vakuuttamaan, vaan kertoo selkeästi, mitä lukijan tulisi tehdä seuraavaksi. Tämä teksti vastaa kysymyksiin: Mitä? Miksi? Milloin?
Vaikuttava ja toimintaa ohjaava teksti eivät ole toisiaan poissulkevia, vaan ne täydentävät toisiaan. Ensimmäinen herättää lukijan huomion ja motivoi. Toinen varmistaa, että tämä motivaatio kanavoituu toiminnaksi. Näiden yhdistäminen tekee tekstistä haluamasi muutoksen välineen. Lue kolme tärppiä, joihin sinun kannattaa kiinnittää erityistä huomiota.
Tekoäly auttaa, mutta sinä pitelet ohjaksia
Tekoäly voi tuottaa sujuvaa sisältöä nopeasti, mutta se ei osaa tehdä tekstistä toimintaa ohjaavaa ilman, että määrität selkeästi, mitä haluat saavuttaa. Se ei osaa lukea sinun tai lukijoidesi ajatuksia. Se tuottaa kyllä sisältöä, mutta se ei päätä puolestasi, mitä sillä pitäisi aikaansaada.
Jos siis haluat tekstin vaikuttavan, pohdi ensin, mitä haluat saavuttaa. Mitä lukijan pitäisi oivaltaa? Minkä asian pitäisi muuttua ja miten?
Jos esimerkiksi tekstisi liittyy tiimityöskentelyn kehittämiseen, on sinun avattava, miksi yhteistyön onnistuminen on tärkeää ja mitä konkreettisia asioita tiimiläisten tulisi tehdä, jotta asiat sujuisivat paremmin. Tämä pitäisi pystyä perustelemaan niin itselle, tekoälylle kuin tiimiläiselle. Mieluusti tässä järjestyksessä, kun tuotat sisältöä.
Tunne ja tieto kulkevat käsikädessä
Vaikuttava teksti ei ole pelkkää tietoa. Jos näin olisi, kaikki lukisivat käyttöohjeet (ja me kaikki tiedämme, miten tämä toimii).
Jos esimerkiksi kirjoitat työpaikan tehokkuuden parantamisesta, älä keskity korostamaan organisaation hyötyjä. Säästä itsesi turhautumiselta ja puhuttele suoraan lukijaa: kerro, miten tehostaminen voi helpottaa hänen kiireistä arkeaan tai vapauttaa aikaa vaikkapa lempiprojektien pariin. Kun lukija näkee, mitä konkreettista hyötyä muutoksesta on juuri hänelle, viesti siirtyy helpommin käytäntöön. Hyvä muistisääntö: fakta vakuuttaa, mutta tunne saa toimimaan.
Luottamus rakentuu selkeydellä
”Yrityksen johto määrittelee yrityksen laatupolitiikan, jonka perustana on konsernitason laatupolitiikka yhdistettynä paikallistason vaatimuksiin. Yrityksen johto sekä koko henkilökunta sitoutuvat noudattamaan laatupolitiikkaa osana päivittäistä työtään. Odotamme myös yhteistyökumppaneiden sitoutuvan laatupolitiikkamme mukaiseen työskentelyyn.”
Say what?
Epäselvä ja monimutkainen teksti ei vain jätä lukijaa hämilleen – se estää toimintaa. Kun kirjoitat strategiaa tai laatukäsikirjaa, varmista, että viestisi sisältää selkeän syy-seuraus-suhteen. Lukijan on ymmärrettävä, mitä häneltä odotetaan ja miksi. Lyhyesti sanottuna: selkeys luo luottamusta, ja luottamus johtaa toimintaan.
Webinaarissamme saat käytännön vinkkejä siihen, miten hankalat ja epäselvät tekstit voi muuttaa selkeiksi ja vaikuttaviksi. Kati ja Ella pureutuvat myös yllä olevaan esimerkkiin, näyttäen konkreettisesti, miten viesti saadaan ymmärrettäväksi ja toimivaksi.
Katso tallenne ja opi, miten voit tehdä viestinnästäsi tehokkaampaa – tiimisi ja tekoäly kiittävät!
Katso myös muut tekoäly-aiheiset tallenteemme
⭐ Laatupäivä 2024: Tekoäly tehostaa työtä, mutta osaaminen ratkaisee laadun
⭐ 5 tapaa tehostaa työntekoa ChatGPT:llä
Löydät materiaalipankin jäsensivuiltamme, jonne pääset kirjautumaan sivuston oikeasta ylänurkasta kohdasta: kirjaudu jäsensivuille. Kirjautumaan pääset omalla henkilökohtaisella työsähköpostillasi. Jos kohtaat pulmia kirjautumisessa, laita meille postia info@excellencefinland.fi ja vastaamme sinulle pikaisesti!
Kirjoittaja
