Toimintaympäristö on jatkuvassa muutoksessa – muutoksissa piilee myös mahdollisuuksia
Organisaatioiden toimintaympäristö on jatkuvassa muutoksessa – viime vuosina vielä totuttua vilkkaammassa. Toimintaympäristöön vaikuttavat muutokset muun muassa politiikassa, taloudessa, ympäristössä ja energiantuotannossa. Tällä hetkellä myös osaajapula on noussut keskusteluun usealla toimialalla. Excellence Finlandin asiantuntija ja monelle tuttu kouluttaja Petri Lehtipuu jakaa vinkkinsä siihen, miten organisaatiota kannattaa kehittää jatkuvan muutoksen keskellä.
Kaikki organisaatiot tarkastelevat strategioitaan ympäristönsä kautta. Aiemmin kilpailijoiden liikkeet ovat luoneet merkittävimmän muuttujan, mutta tällä hetkellä monet ulkoiset tekijät vaikuttavat toimintaympäristöön enemmän ja haasteet koskevat laajemmin koko alaa.
”Haastava toimintaympäristö ei kuitenkaan tarkoita sitä, että muutokset olisivat haastavia jokaiselle organisaatiolle. Jokainen toimiala kamppailee erilaisten kysymysten kanssa. Epävarmuuteen liittyy luonnollisesti huolia, mutta myös mahdollisuuksia”, kertoo Petri Lehtipuu.
Ennakoinnista ei kannata tinkiä
Jatkuvan varautumisen filosofia on ajankohtaisempi kuin koskaan aiemmin. Valmistautumisesta ja haastavien tilanteiden ennakoinnista ei kannata tinkiä silloinkaan, kun tilanne näyttää hyvältä. Varautumista voi – ja kannattaa – tehdä rinnakkain organisaatioiden isojen päätösten kanssa.
”Hyvään toimintasuunnitelmaan kuuluu erilaisiin muutoksiin valmistautuminen, sillä niitä voi tulla nopeasti ja yllättävästi, kuten olemme viime vuosina oppineet. Kannustan organisaatioita miettimään aktiivisesti erilaisia skenaarioita”, Lehtipuu sanoo.
Haluatko tukea toiminnan kehittämiseen? Varaa maksuton tapaaminen »
Luo yhteiset toimintatavat
Hyvin valmistautuneet organisaatiot myös pärjäävät hyvin muutoksessa. On tärkeää luoda selkeät yhteiset toimintatavat.
”On tärkeää, että organisaatiolla on yhtenäinen malli keskustella ja toimia. Yhteisen mallin luomiseen on olemassa paljon erilaisia työkaluja. Esimerkiksi kansainvälinen EFQM-malli on osoittautunut vaativina vuosina hyvinkin toimivaksi työkaluksi sekä toiminnan suunnitteluun että käytännön toteutuksiin ja seurantaan”, sanoo Lehtipuu.
Näe mahdollisuudet
Lehtipuu muistuttaa, että epävarmuudessa on myös hyvää. Esimerkiksi viime vuosien nopeat muutokset ovat johtaneet siihen, että riskitekijät nostetaan johtamisen päätöksentekoon entistä isommin. Parhaimmillaan voi syntyä uusia ideoita, joissa takaisinmaksuaika on hyvinkin lyhyt.
”Epävarmassa tilanteessa on hyvä muistaa, että moneen asiaan voidaan vaikuttaa. Ne asiat löytyvät organisaation vahvuuksista. Vahvuudet eivät myöskään pysy vahvuutena itsestään. Aina ei tarvitse keksiä uusia kehityskohteita vaan pidetään kiinni siitä mitä on jo saavutettu”, Lehtipuu sanoo.
Aikaa kannattaa käyttää muun muassa projektien läpikäyntiin.
”Aina kannattaa mennä eteenpäin ja kehittyä. Usein yrityksillä ei ole aikaa tarkastella laajasti vanhoja tai meneillään olevia projekteja, mutta siitä on paljon hyötyä. Kannattaa tunnistaa ongelmakohtia, mutta myös tutkia onnistuneita projekteja ja sitä, mikä mahdollisti onnistumisen. Tällä tavalla löytyy usein hyviä käytäntöjä”, Lehtipuu vinkkaa.
Haluatko tukea toiminnan kehittämiseen? Varaa maksuton tapaaminen »
Pidä katse tulevaisuudessa
Lehtipuun mukaan uudistuminen on tärkeää myös epävarmoina aikoina. Perustehtävien ohessa tulisi aina etsiä uusia ratkaisuja ja parempia toimintamalleja.
”Jos rakennusta ei ylläpidetä, jää korjausvelkaa. Haluaisin ajatella, että samalla tavalla yrityksille voi jäädä kehittämisvelkaa, jota ei kannata kerryttää edes epävarmoina aikoina. Prosesseja kannattaa kehittää jatkuvasti”, Lehtipuu sanoo.
Prosessien auditointi tuottaa arvoa usein pitkällä aikavälillä.
”Yrityksissä aktiivinen tekeminen on usein riskin ottamista, mutta myös tekemättä jättämiseen liittyy paljonkin riskejä. Kannattaa aina pitää katse tulevaisuudessa, sillä epävarma aika luultavasti päättyy joskus”, Lehtipuu sanoo.
Ota koko organisaatio mukaan
Lehtipuu kehottaa ottamaan koko organisaation mukaan miettimään tilannetta yhdessä. Silloin voi löytyä hyvinkin luovia ratkaisuja. Hankalassa tilanteessa henkilöstölle viestiminen nousee tärkeään asemaan.
”Erityisesti silloin, kun tulevaisuudessa on isoja uhkatekijöitä, on tärkeää valaa ihmisiin uskoa. Osaava henkilöstö on tärkeintä, mitä yrityksellä on. Heille pitää antaa selkeä kuva tilanteesta, tavoitteista ja mahdollisesta aikataulusta. Tavoitteet kannattaa purkaa pienemmiksi askeliksi, jotta henkilöstön motivaatio säilyy”, Lehtipuu sanoo.
Organisaation ihmiset kannattaa myös ottaa laajemminkin mukaan miettimään sitä, miksi työtä tehdään. Henkilöstön mukaan ottaminen näkyy Lehtipuun mukaan useimmiten positiivisesti sekä asiakaspalvelussa että taloudessa.
Haluatko tukea toiminnan kehittämiseen?
Olipa kyse pienemmästä tai laajemmasta kehittämisen tarpeesta, saat meiltä laajan verkoston tuen organisaatiosi toiminnan kehittämiseen.
Varaa maksuton tapaaminenKirjoittaja
vanhempi asiantuntija
Lue myös nämä
Katso kaikki artikkelit »- Asiantuntijablogi, Laadun kehittäminen