Laadunvarmistus

• Asiantuntijablogi, Laadun kehittäminen
• Julkaistu: 15.09.2023

Mitä laadunvarmistus tarkoittaa?

Juranin trilogia kuvaa perinteistä tapaa ajatella laadunvarmistuksen roolia:

1. Laatu suunnitellaan
2. Varmistetaan, että suunniteltu laatu toteutuu
3. Laatua parannetaan tietoisten kehittämistoimenpiteiden ja -projektien avulla

Prosessien hallinta ja mittaaminen

Laatu syntyy prosesseissa

2000-luvulla prosessiajattelu löi lopullisesti läpi niin laatuajattelussa kuin johtamiskäytännöissä. Niinpä hieman abstraktilta tuntuva laadun suunnittelu tai laadunvarmistus voidaan nähdä hieman arkisemmin tuotteiden, palveluiden ja prosessien suunnitteluna sekä kuvattujen prosessien mukaisena toimintana. Sisäisissä ja ulkoisissa auditoinneissa varmistetaan, että ihmiset toimivat prosessien mukaan, ja jos näin ei ole, muokataan joko prosessin kuvausta tai ihmisten toimintaa.

Laadunvarmistussuunnitelma

Perinteinen laatuajattelu on sisältänyt valvontasuunnitelman (control plan) laatimisen siinä yhteydessä, kun on määritelty asiakasvaatimusten ja -odotusten toteuttamiseen tarvittavat prosessit. Kun tavoitteena on saada tiettyä tuotetta tai palvelua oikea määrä oikeaan aikaan ja paikkaan toimitettuna, täytyy hankintaa, tuotantoa ja laskutusta varten olla sovitut toimintatavat. Valvontasuunnitelma kuvaa ne toimenpiteet, joiden avulla kyetään jo prosessin aikana näkemään, miten tavoitteessa tullaan onnistumaan.

Tyypillisesti joko työnjohto tai työntekijä itse seuraa työn etenemistä ja tuotteen laatua. Apuna voi olla erilaisia mittauksia, tarkistuksia tai muita työvaiheita, joiden avulla pyritään havaitsemaan ajoissa mahdolliset ongelmat ja korjaamaan ne, jotta alkuperäinen lupaus asiakkaalle pystyään vielä saavuttamaan.  Laadunvarmistus kuvaa tässä kokonaisuudessa sitä tehtäväkenttää, jossa yhdistyvät sekä laatuun ja riskienhallintaan liittyvä osaaminen että tuotantoprosessin kyky suoriutua kuvattujen prosessien ja tuotantosuunnitelman mukaisesti.

Tutustu laadunhallintakoulutuksiimme »

Laadunvarmistus eri toimialoilla

Valmistavan teollisuuden osalta tehtäväkenttä on vakiintunut, ja kaikenlainen tarkastustoiminta pyritään automatisoimaan, jotta se aiheuttaisi mahdollisimman vähän viivytyksiä ja kustannuksia prosessiin. Puhdasoppisen lean-ajattelun mukaan kaikki tarkastus ja valvonta ovat hukkaa, koska niitä tarvitaan vain sen vuoksi, ettei pystytä hallitsemaan vaihtelua ja pitämään hajontaa riittävän pienenä.

Asiantuntijatyössä sekä erityisesti projektiliiketoiminnassa (ohjelmisto-, rakennus- ja uusien ratkaisujen kehittämistoiminnassa) laadunvarmistuksen määrittäminen ja keinot poikkeavat jonkin verran valmistavasta teollisuudesta ja toistuvista palveluprosesseista. Näissä käytetään esimerkiksi katselmusmenettelyjä (gate), ketteriä kehittämismenetelmiä (agile, scrum) sekä päivittäisjohtamisen käytäntöjä.

ISO 9001 laadunvarmistuksen oppaana

Vaikka ISO 9001 -standardi ei ole johtamisen oppikirja, siihen on kiteytetty käytännössä hyväksi havaittuja malleja, joita järjestelmällinen johtaminen tarvitsee. Laadunvarmistukseen liittyviä asioita löytyy standardin eri kohdista, erityisesti kohdista 5 (johtaminen) ja 8 (toiminta).

Standardin mukaan organisaatio (ja käytännössä sen johto) on vastuussa siitä, että käytössä on riittävät resurssit tuotteiden ja palveluiden vaatimustenmukaisuuden saavuttamiseen. Standardin mukaan on määriteltävä, kuka tai ketkä ovat vastuussa, millaista infrastruktuuria tarvitaan ja millaisten prosessien kautta eri vaatimukset toteutuvat.

Tutustu laadunhallintakoulutuksiimme »

Laadunvarmistus ja riskienhallinta

Erilaisissa onnettomuustutkintatapauksissa huomio kiinnittyy usein siihen, onko ihmisten käytössä ollut riittävät ohjeet ja onko ohjeita noudatettu. Saatujen oppien perusteella muokataan paitsi ohjeita tarvittaessa myös viranomaissäädöksiä. Vaikka näissä yhteyksissä ei käytetä sanaa laadunvarmistus, ymmärrämme taustalla olevan saman ajattelutavan: tunnistamalla riskit ennakkoon ja varautumalla niihin on mahdollista sekä ehkäistä riskien toteutumista että pienentää niiden vaikutuksia.

Onko jokainen oman työnsä laadunvarmistaja?

Laadunvarmistus on siis vahvasti elossa ja käsitteenä hyödyllinen. Arkikielessä se on syytä kuitenkin konkretisoida työn luonteen mukaan. Niinpä laadunvarmistus sisältää kaikki ne toimenpiteet, jotka tarvitaan, jotta esimerkiksi

• toiminta on suunnitelman mukaista
• tuotteet toimivat ja ne toimitetaan tilauksen mukaisesti
• asiakas saa luvatun palvelun
• laboratoriomittaus tehdään kuvatun ohjeen mukaisesti
• pakkaus sisältää kaikki toimitukseen kuuluvat osat ja ohjeet
• ohjelmisto sisältää luvatut toiminnallisuudet
• ennakoidut vaarat ja riskit eivät toteudu

Lopulta jää vielä pohdittavaksi, kuka vastaa ja varmistaa sen, että prosessit toimivat ja tuotteet ja palvelut toimitetaan sovitusti. Onko jokainen vastuussa vain omasta työstään vai tarvitaanko erikseen ihmisiä ja työrooleja, joiden tehtävänä on katsoa laajempaa kokonaisuutta?

Vastaus liittyy johtamiseen ja organisaation toimintakulttuuriin. Vaativaan asiantuntijatyöhön liittyy merkittävä itsenäisyys, ja sitä on vaikea ulkopuolelta johtaa häiritsemättä työtä. Tällöin asiantuntija vastaa tuloksista (esimerkiksi onnistunut sydänleikkaus tai yrityskauppaan liittyvä due diligence -selvitys) ja taustaorganisaatio luo puitteet onnistumiselle. Investointivaltaisesssa työssä koneet, ohjelmistot ja monien organisaatioiden yhteistyö ratkaisevat lopputuloksen (esimerkiksi teollisuuden sivuvirtojen hyödyntäminen kierrätysraaka-aineena toiseen tuotteeseen). Tällöin yhteistyötä on koordinoitava alusta alkaen ja jaettava työ pienempiin ohjattaviin osiin.

Yhteistä on joka tapauksessa se, että työssä onnistumista verrataan johonkin alussa määriteltyyn tavoitteeseen. Vastuussa on se taho, joka kantaa seuraukset, ja tällöin tavoitteiden asettaja on viime kädessä vastuussa laadunvarmistuksesta. Laadun ammattilaisten tehtävänä on tukea osaamisellaan johtoa tavoitteiden toteuttamisessa.

Haluatko tukea organisaatiosi laatumatkalle?

Järjestämissämme laadunhallinnan koulutuksissa pidät osaamisesi ajan tasalla ja käytät oppimaasi organisaatiosi toiminnan kehittämiseen. Tutustu koulutuksiimme:

• ISO 9001 -auditointikoulutus
• ISO 9001:2015 -koulutus
• ISO 14001:2015 -koulutus
• ISO 45001:2018 -koulutus
• IATF16949:2016 perusteet -koulutus
• Laatu- ja kehityspäällikkökoulutus, EOQ

Tarjoamme myös asiakaskohtaisia ratkaisuja avuksi laadun kehittämiseen, lue lisää!

Kirjoittaja

Petri Lehtipuu

vanhempi asiantuntija