Lean-ajattelu käytännössä

• Johtaminen, Kilpailukyky, Laadun kehittäminen
• Julkaistu: 15.09.2023

Lean on jatkuvaan parantamiseen, hukan vähentämiseen ja asiakaslähtöisyyteen perustuva johtamisfilosofia, joka saa aikaan tehokkuutta, joustavuutta ja kilpailuetua. Sen tehokkuus perustuu tulosten mittaamiseen ja seurantaan, joiden ansiosta organisaatiolla on aina käsitys siitä, onko etenemissuunta oikea. Leania voi soveltaa hyvin erilaisiin organisaatioihin ja toimintoihin – tärkein kriteeri on se, että on olemassa prosessi, jota halutaan alkaa parantaa.

Asiakaslähtöinen suunnittelu

Yksi leanin keskeisistä periaatteista on arvon tuotto. Leanissa pyritään tunnistamaan ja ymmärtämään asiakkaan näkökulma ja luomaan arvoa asiakkaalle. Kaikki organisaation toiminnot ja prosessit tulisi siis suunnitella ja toteuttaa siten, että ne lisäävät asiakkaan arvostamaa laatua ja hyötyä.

Oleellinen mittari arvon tuoton johtamisessa on virtaustehokkuus. Virtaustehokkuus mittaa, kuinka paljon arvoa tuottavaa aikaa on koko läpimenoajassa.

Yksi sopivista menetelmistä arvon tuoton lisäämiseen on asiakaslähtöinen suunnittelu (engl. customer-centric design tai user-centered design), joka korostaa asiakkaan tarpeiden, tavoitteiden ja käyttökokemuksen huomioimista tuotteiden tai palveluiden kehittämisessä. Sen keskeisenä periaatteena on asettaa asiakas suunnitteluprosessin keskiöön ja hyödyntää asiakkaan palautetta, käyttäjätutkimusta ja käyttäjäkeskeistä ajattelua tuotteiden tai palveluiden kehittämisessä.

Asiakaslähtöisessä suunnittelussa suunnittelutiimi pyrkii ymmärtämään asiakkaiden tarpeet, toiveet ja tavoitteet syvällisesti, mikä saavutetaan esimerkiksi haastattelemalla asiakkaita, tekemällä havainnointia ja keräämällä palautetta. Kun suunnittelutiimi ymmärtää asiakkaan tarpeet, se voi kehittää ja suunnitella tuotteita tai palveluita, jotka vastaavat tarpeita mahdollisimman hyvin. Suunnitteluvaiheessa pyritään luomaan käyttäjäystävällisiä, helppokäyttöisiä ja miellyttäviä ratkaisuja, jotka parantavat asiakkaan kokemusta.

Asiakaslähtöinen suunnittelu on usein myös iteratiivinen prosessi, jossa suunnittelua testataan ja parannetaan asiakkaiden palautteen perusteella. Tämä auttaa varmistamaan, että lopputulos vastaa asiakkaiden odotuksia ja tarpeita mahdollisimman hyvin. Asiakaslähtöistä suunnittelua voi soveltaa eri aloilla, kuten tuotesuunnittelussa, verkkosivustojen ja sovellusten kehittämisessä, palvelumuotoilussa ja asiakaskokemuksen parantamisessa. Tavoitteena on luoda tuotteita tai palveluita, jotka tuottavat asiakkaille arvoa, tyydyttävät heidän tarpeensa ja tarjoavat positiivisen käyttökokemuksen.

Tutustu lean-koulutuksiimme »

Arvovirtakuvaus

Toinen keskeinen työkalu arvon luomisen tehostamiseksi eli virtaustehokkuuden parantamiseksi on arvovirtakuvaus. Arvovirtakuvaus auttaa organisaatioita hahmottamaan nykyiset prosessit ja tunnistamaan kehityskohteita. Se kannustaa jatkuvaan parantamiseen ja auttaa luomaan suunnitelman prosessin virtaviivaistamiseksi ja tehokkuuden lisäämiseksi. Arvovirtakuvaus visualisoi ja kuvaa prosessin vaiheet ja niiden väliset suhteet. Se näyttää selkeästi, miten materiaalit, tiedot ja toiminnot liikkuvat prosessin läpi. Arvovirtakuvaus sisältää yleensä tietoa prosessin syötteistä, toiminnoista, odotusajoista, varastoista ja lopputuotteista. Arvovirtakuvausta tehdessä tyypillisesti piirretään kaavio tai kartta, jossa prosessin vaiheet ja toiminnot kuvataan symbolien ja nuolien avulla. Kaavion avulla voidaan havainnollistaa, miten arvo liikkuu läpi prosessin ja mitkä vaiheet aiheuttavat hukkaa tai pullonkauloja.

Arvovirtakuvausprosessiin kuuluvat tyypillisesti seuraavat vaiheet:

1. Valitse arvovirta: Valitaan tutkittava prosessi tai tuotantolinja, jota halutaan kuvata
2. Kerää tietoa nykytilasta: Kerätään tarvittava tieto prosessin vaiheista, ajoista, varastoista ja muista tekijöistä. Tietoa voidaan saada esimerkiksi haastattelemalla työntekijöitä, tarkkailemalla prosessia ja analysoimalla olemassa olevia tietoja ja tilastoja.
3. Piirrä arvovirtakuva: Käytä saatuja tietoja ja piirrä arvovirtakuva kaavion tai kartan muodossa, jossa näkyy prosessin vaiheet, toiminnot ja niiden väliset suhteet, tiedon ja materiaalien liikkuminen.
4. Analysoi nykytila: Tarkastele arvovirtakuvaa ja tunnista prosessin pullonkaulat, hukka ja tehottomuudet. Ymmärrä, miten prosessia voitaisiin parantaa virtaviivaistamalla ja poistamalla hukkaa.
5. Suunnittele tavoitetila: Kehitä uusi arvovirtakuva, jossa kuvataan tavoiteltu tila prosessin parannusten jälkeen. Huomioi tehokkuuden lisääminen, hukan poistaminen ja virtaviivaistaminen.
6. Toteuta parannukset: Käytä suunnitelmaa ja toteuta prosessin parannukset. Seuraa tuloksia ja arvioi niiden vaikutusta prosessin suorituskykyyn.

Olemassa olevia prosessikuvauksia voidaan hyödyntää arvovirtakuvauksen teossa. Prosessikuvaukset sisältävät enimmäkseen vain arvoa tuottavat tehtävät, eli ne kuvaavat ideaalitilaa. Arvovirtakuvaukseen sisällytetään myös tehtävät, jotka eivät lisää arvoa, kuten odottaminen, etsiminen, virheiden korjaus, laiterikot, säätöajat jne.

Tutustu lean-koulutuksiimme »

Kahdeksan klassista hukkaa

Edellä mainitut menetelmät auttavat tunnistamaan hukkaa. Kahdeksan klassista hukkaa (engl. eight classic wastes) ovat keskeinen käsite lean-filosofiassa ja auttavat tunnistamaan tehottomuutta ja hukan lähteitä organisaatioissa. Kahdeksan klassista hukkaa esimerkkeineen:

1. Ylituotanto: Tuotetaan enemmän kuin asiakkaat tarvitsevat tai tilaavat. Esimerkiksi valmistetaan tuotteita ennakoiden suurempaa kysyntää, mikä johtaa ylimääräisiin varastoihin, hukkaan ja resurssien hukkaan. Tehtävien liian varhainen tekeminen johtaa ylituotantoon ajassa.
2. Odotus: Prosessiin sisältyvät odotusajat, joissa ei tapahdu tuottavaa toimintaa. Esimerkiksi materiaalien viivästykset tai palautteen odottaminen hyväksynnästä. Työntekijöiden puutteelliset valtuudet voivat aiheuttaa päätöksen odottamista.
3. Liikkeen hukka: Tarpeettomat liikkeet tai siirtymät prosessissa. Esimerkiksi työntekijän tarpeeton liikkuminen, etsiminen tai siirtyminen työasemien välillä.
4. Yliprosessointi: Tarjotaan asiakkaalle enemmän kuin hän tarvitsee tai arvostaa, tuotetaan ylilaatua. Esimerkiksi tarjotaan ylimääräisiä ominaisuuksia tai työvaiheita, jotka eivät lisää tuotteen tai palvelun arvoa, tai pakataan tuote uusiomateriaaliin sen sijaan, että käytettäisiin kierrätettyä pakkausmateriaalia.
5. Varastot: Ylimääräiset materiaalivarastot, jotka sitovat pääomaa, tilaa ja aiheuttavat kustannuksia. Liialliset varastot hidastavat prosessin virtausta ja voivat peittää todellisia ongelmia prosessissa, koska työ ei keskeydy esimerkiksi laiterikon seurauksena ja siten laitteen toimintavarmuuden parantaminen jää tehtävänä huomiotta.
6. Virheiden korjaus ja tarkastus: Virheet ja virheelliset tuotteet tai palvelut, jotka vaativat uudelleentyöstämistä, korjaamista tai hävittämistä. Liiallinen tarkastukseen perustuva laadun takaaminen on hukkaa. Tehokkaampi tapa on poistaa virheiden juurisyitä niin varmasti, ettei tarvitse tehdä niin paljon tarkastusta.
7. Kuljetus: Tarpeettomat kuljetukset tai materiaalin siirrot prosessin eri vaiheiden välillä. Esimerkiksi turhat kuljetukset tai siirtymiset työasemien välillä. Myös tarpeeton tiedon kuljettaminen on hukkaa. Yhteiset työskentelyalustat, jotka mahdollistavat esim. dokumenttien samanaikaisen työstämisen vähentävät tietoon liittyvää kuljetushukkaa.
8. Osaamisen ja luovuuden hukka: Työntekijöiden osaamisen, ideoiden ja potentiaalin tuhlaaminen. Esimerkiksi työntekijöiden ideoiden huomiotta jättäminen, tehottomat työskentelytavat tai tiedon puutteellinen jakaminen organisaation sisällä. Puutteellinen delegointi voi aiheuttaa osaamisen hukkaa siten, että delegointimahdollisuuden käyttämättä jättämisellä henkilö tekee tehtäviä, joihin hän on ylipätevä tai hänen aikansa ei riitä muuhun oleelliseen arvoa tuottavaan tekemiseen.

Lean ja organisaatiokulttuuri

Lean-ajattelun käytäntöön soveltaminen edellyttää sopivaa organisaatiokulttuuria. Lean-ajatteluun kuuluvat kaizen-käytänteet, kuten jatkuva oppiminen, pienet parannukset ja työntekijöiden osallistaminen. Organisaatio voi järjestää säännöllisiä parantamistyöpajoja, joissa työntekijät voivat jakaa ideoitaan, tunnistaa haasteita ja ehdottaa parannustoimenpiteitä. Tämä luo kulttuurin, jossa jatkuva parantaminen on osa päivittäistä työtä. Tulee investoida koulutukseen ja valmennukseen, jotta työntekijät ymmärtävät lean-ajattelun periaatteet ja työkalut. Tällä tavoin organisaatio voi luoda yhteisen kielen ja ymmärryksen lean-ajattelusta, mikä helpottaa sen periaatteiden juurtumista organisaatiokulttuuriin. Koulutus ja valmennus voivat myös innostaa työntekijöitä osallistumaan aktiivisesti parantamistyöhön ja tukea jatkuvan parantamisen kulttuurin kehittymistä.

Kiinnostuitko leanin hyödyntämisestä organisaatiossasi?

Järjestämissämme lean-koulutuksissa kehität osaamistasi ja opit kehittämään prosesseja organisaatiossasi.

• Lean Six Sigma Yellow Belt -koulutus
• Lean Six Sigma Green Belt -koulutus
• Lean Six Sigma Black Belt -koulutus
• Ihmislähtöisen lean-johtamisen koulutus

Tarjoamme myös asiakaskohtaisia ratkaisuja avuksi organisaatiosi lean-matkalle, lue lisää!

Kirjoittaja

Jari Kukkonen