Espoon Tilapalveluissa tiedonhallintaa kehitetään yhdessä Excellence Finlandin kanssa
Espoon kaupungin Tilapalveluissa pidemmän aikajänteen kehitystavoitteena on ollut yksiköiden välisen tiedonvaihdon parantaminen. Laatu- ja kehitystyötä on tehty sekä omin resurssein että Excellence Finlandin avulla. Taustalla laatumatkassa kulkevat liikelaitoksen strategia ja pitkän aikajänteen kehitystavoitteet. Kun organisaatio on lähtenyt mukaan suureen hankkeeseen, mukana on oltava johdon ja avainhenkilöiden tuki ja laaja sitoutuminen kehittämiseen. Maija Lehtinen ja Jouni Kukko kertovat Espoon Tilapalveluiden laatumatkasta.
Espoon Tilapalveluissa laatumatka lähti liikkeelle avainhenkilöiden haastatteluilla ja esihenkilöille lähetetyllä kyselyllä vuoden 2022 alkukesällä. Yksiköiden välisen tiedonkulun kehittäminen, palvelutuotannon laatutyö, jatkuvan parantamisen toimintatapa sekä asiakastyytyväisyyden kehittäminen ovat olleet jo varsin pitkään Tilapalveluissa kehittämisen kohteena. Laatuun haluttiin nyt lähteä panostamaan aivan erityisellä tavalla.
”Syksyllä 2022 kehitettävien asioiden kenttää pyrittiin hahmottamaan erilaisissa työpajoissa. Työpajoissa pyrimme pääsemään yhteisymmärrykseen siitä, mitä ja miten kehitetään”, toimitusjohtaja Maija Lehtinen ja kehittämispäällikkö Jouni Kukko kertovat.
Työpajojen myötä kehittämisen haasteet kirkastuivat. Samalla päästiin yhteisymmärrykseen siitä, miten töiden sujuvuutta ja toiminnan laatua voitaisiin parantaa.
”Kehityshaasteiden juurisyyksi alkoi hahmottua kiinteistökohtaisen tiedonhallinnan pirstaleisuus. Tiedon hallitseminen kokonaisen hallinnoitavan kiinteistön, esimerkiksi koulun tai päiväkodin koko elinkaaren varrelta on todella tärkeää”, tiivistää Jouni Kukko.
”Kesän alussa teimme yhteenvedon siitä, mistä kehittäminen aloitetaan. Kohdekohtaisen tiedon ja laadun hallinnan pääprosessin kuvaaminen muiden pääprosessiemme rinnalle nostettiin tärkeimmäksi yksittäiseksi toimenpiteeksi, sillä sen kehittäminen auttaisi muidenkin haasteiden ratkaisemiseen. Olemme myös kirjanneet ylös paljon pienempiä kehityskohteita, jotka aikataulutetaan ja vastuutetaan syksyn tullen”, Jouni Kukko kertoo.
Laatutyöhön apua työpajoista
Laatuprojektia tehtiin yhteistyössä Excellence Finlandin konsultti Petri Lehtipuun kanssa.
”Totesimme, että kehitysprojektissa tarvitsemme myös asiantuntija-apua”, Maija Lehtinen sanoo.
Lehtipuun avulla työstettiin A3-kaavio, jossa yhdelle sivulle koottiin toiminnan laatuun vaikuttavia keskeisiä tekijöitä. Lehtinen ja Kukko kiittävät Excellence Finlandin tarjoamaa apua laatutyössä.
”Usein arjen kiireessä laatutyöhön ja palvelujen ja toiminnan kehittämiseen ei ole laittaa tarpeeksi aikaa. Excellence Finlandin työpajojen fasilitoinnista ja raporteista oli meille selvää hyötyä. Samoin Excellence Finlandin Petri Lehtipuun asiantuntevuus ja vuosien kokemus työskentelystä erilaisten yritysten kanssa toi luottamusta. Hän osasi myös valita meille parhaiten soveltuvat benchmarking-yritykset”, Maija Lehtinen sanoo.
”Tapasimme verrokkiorganisaatioita, joilta pyrimme saamaan esimerkkejä ja vinkkejä. Vaihdoimme keskenämme tietoa siitä, miten olemme kehittäneet omaa toimintaamme”, Jouni Kukko kertoo.
”Työpajojen fasilitointi, laatu- ja kehitystyön menetelmät, kuten vertailut muihin organisaatioihin onnistuivat hyvin, kun Petri Lehtipuulla oli valmiit verkostot olemassa. Hänellä oli käytännön kokemusta muista organisaatioista, mikä toi myös uskottavuutta ehdotettuihin toimenpiteisiiin”, Jouni kehuu.
Henkilöstö mukana laatumatkassa
Tilapalvelujen johto ja kaikki esihenkilöt ovat olleet mukana motivoituneina kehittämisessä. Keskeisimmistä kehityskohteista on saatu hyvin taustatietoa. ”Kaikki ovat samaa mieltä siitä, että kehitettävää on. Kun laatumatkaan otetaan koko henkilöstö mukaan, alamme konkreettisesti nähdä, miten tiedonkulku paranee”, Jouni Kukko sanoo.
”On ollut helppo saada esihenkilöt mukaan ideointi- ja kehitystyöhön – tosin valtaosa toteutusvaiheesta meillä on vielä edessä. Seuraavaksi tavoitteena on kuvata uusi kohdekohtaisen tiedon- ja laadunhallinnan pääprosessi sekä juurruttaa uudet toimintatavat käyttöön. Toivomme, että sama into ja samat resurssit ovat jatkossakin käytössä”, Kukko jatkaa.
Espoossa laatumatka aloitettiin johtoryhmätasolta. Seuraavaksi mukaan tulivat laajennettu johtoryhmä sekä esihenkilöt. Työpajojen tuloksia ja projektin etenemistä on käsitelty tilapalvelujen neljä kertaa vuodessa tapahtuvassa koko henkilöstön aamutilaisuudessa. Keväällä pidettiin vielä erikseen palvelualueitten työpajoja, joissa oli mukana esihenkilöt ja asiantuntijoita astetta laajemmin. Sitouttaminen on sujunut helposti, ja kehitystyötä tukevia työpajoja aiotaan pitää henkilöstön kanssa jatkossakin.
Yhdessä tekeminen sitouttaa hankkeeseen
Toimitusjohtaja Maija Lehtinen lisää, että esihenkilöt sekä palvelualueiden että yksiköiden vetäjät ovat hyvin mukana ja sitoutuneet tiedonkulun kehittämiseen. Hanke on myös parantanut työyhteisön yhteisöllisyyttä ja ryhmäytymistä, kun työpajoissa haasteita on päästy pohtimaan yhdessä.
”Kiinteistöihin liittyvien toimenpiteiden oikea-aikaisuutta ja töiden sujuvuutta voidaan kehittää edelleen, kohdekohtainen tiedonkulku ja hallinta on tässä tärkeässä roolissa. Kuntalaiset kaipaavat myös kohdekohtaisia tietoja, kuten millaisia toimenpiteitä kiinteistössä on tehty ja koska seuraavat tehdään. Kehitystyömme myötä kohdekohtaiset tiedot ovat aiempaa paremmin saatavilla”, Jouni Kukko toteaa.
”Ajattelen myös sitä, miltä Tilapalvelut näyttävät kuntalaisten ja muiden toimijoiden osalta. Tiedonkulun paraneminen auttaa myös tässä. Tiedonkulkuun saattaa liittyä katvealueita ja aikataulujen venymistä – kun päästään niistä eroon, niin yhteistyö muiden kanssa paranee”, Maija Lehtinen toteaa.
Laatutyö näkyväksi strategiaan
Laatutyö pitää myös tuoda näkyväksi strategiaan. Myös johdon pitää olla selkeästi mukana laatutyössä ja sitoutua asioiden kehittämiseen.
”Tällaisessa hankkeessa tarvitsemme riittävää resursointia, asiantuntemusta ja kehittämiseen varattua aikaa. Ensin tulee saavuttaa yhteisymmärrys siitä, mitä kehitetään ja miten hankkeessa edetään. Tulosten jalkautus voi edellyttää toimintatapojen ja kulttuurin muutosta, eli pitää varautua pitkäjänteiseen työskentelyyn. Etenemistä on hyvä seurata systemaattisesti”, Jouni Kukko sanoo.
”Mitä enemmän laatutyöstä puhutaan, sen paremmin siitä tulee luonteva osa arkea ja kehitettävät asiat menevät eteenpäin”, Maija Lehtinen sanoo.
”Laatutyö näkyy parempina palveluina”
Laatutyötä pidetään Espoon kaupungin Tilapalveluissa todella tärkeänä. Laadun jatkuva kehittäminen on tärkeää, sillä palvelut eivät kehity, jos niitä ei systemaattisesti kehitetä.
”Tarjoamme muille toimialoille monenlaisia toimitilapalveluita ja rakennamme sekä ylläpidämme tiloja. Laatutyössä saavutetut tulokset näkyvät suoraan sujuvampana arkena, henkilöstön työhyvinvoinnissa sekä parempina työtuloksina ja palveluina.”
Myös laadun seurantaa on kehitetty pitkäjänteisesti. Laatua seurataan esimerkiksi auditointien sekä huoltokirjajärjestelmän avulla, johon kiinteistökohtaiset raportit ja seuranta merkitään. Laatutyö tarjoaa hyvän keinon kehittää myös työyhteisön toimintakulttuuria.
”Mitä sujuvammin arki sujuu, sitä tehokkaampia olemme. Tiedonhallinnan kehittäminen parantaa tehokkuuden lisäksi myös työhyvinvointia. Kun tietoja ei löydy, se turhauttaa. Kun asiat sujuvat, hyvinvointi työssä paranee. Laatutyö tarjoaa myös hyvän keinon kehittää työyhteisön toimintakulttuuria”, Jouni Kukko sanoo.
Jouni Kukko toteaa, että hyvin määritellyn kehitysprojektin avulla asioita on helpompi viedä eteenpäin.
”Projekti on hyvä keino edetä, kun tavoitellaan suurempaa kehityshyppyä. Arjessa on haastavampi saada työaikaa ja asiantuntemusta kasattua haasteiden ratkomiseen, toisin kuin hyvin suunnitellussa ja fasilitoidussa projektissa.”
Kaipaatko tukea organisaatiosi laatumatkalle?
Tarjoamme monipuolisia toiminnan kehittämisen ja johtamisen palveluja, jotka räätälöidään asiakkaan toiveiden ja tarpeiden mukaan. Varaa tapaaminen ja jutellaan lisää!
Varaa tapaaminen