Mitä työnantaja saa valvoa ja mitä ei?
Työpaikoilla otetaan käyttöön yhä enemmän järjestelmiä, joilla voidaan seurata, havaita, suojata ja ennakoida. Usein syy on hyvä. Halutaan parantaa työturvallisuutta, suojata luottamuksellista tietoa tai ehkäistä väärinkäytöksiä.
Hyvä tarkoitus ei silti vielä tarkoita, että kaikki on sallittua.
Työnantajan tekninen valvonta on aihe, jossa laki, arki ja luottamus kohtaavat nopeasti. Siksi siihen kannattaa pysähtyä ennen kuin järjestelmä on jo hankittu, käyttöönotto sovittu ja henkilöstö alkaa kysyä, mitä kaikkea heistä oikeastaan seurataan.
Excellence Finlandin webinaarissa: Mitä työnantaja saa valvoa ja mitä ei? Aihetta avasivat asianajajat Jussi Herrainsilta ja Maria Aholainen Asianajotoimisto Hannes Snellmanilta.
Katso tallenne materiaalipankista. Se auttaa hahmottamaan, miten työnantajan teknistä valvontaa kannattaa lähestyä käytännössä. Saat kokonaiskuvan siitä, millaista sääntelyä työelämän tietosuojaan liittyy, miksi Suomen kansallinen sääntely voi yllättää ja mitä työnantajan kannattaa huomioida ennen valvontaratkaisujen käyttöönottoa. Tallenne sopii sinulle, jos työskentelet johtamisen, esihenkilötyön, HR:n, tietosuojan, tietoturvan, riskienhallinnan tai organisaation kehittämisen parissa.
Mitä työnantajan kannattaa pysähtyä arvioimaan?
Webinaarissa aihetta käsitellään kahden käytännönläheisen esimerkin kautta. Ensimmäisessä pohditaan tekoälypohjaisen sovelluksen liittämistä kameravalvontaan työturvallisuuden parantamiseksi. Toisessa tarkastellaan sähköpostiliikenteen automaattista valvontaa tilanteessa, jossa työnantaja haluaa ehkäistä luvatonta käyttöä sekä luottamuksellisten tietojen vuotamista ja väärinkäyttöä.
Esimerkit näyttävät hyvin, miksi tekninen valvonta vaatii aina myös tarpeellisuuden arviointia, tietosuojan huomioimista, työntekijöiden informointia ja ymmärrystä siitä, missä valvonnan rajat kulkevat.
Työelämän tietosuojaan liittyykin useita rinnakkain sovellettavia sääntöjä. Mukana ovat muun muassa GDPR, tekoälyasetus, työelämän tietosuojalaki, sähköisen viestinnän sääntely ja työlainsäädäntö. Suomessa sääntely on monelta osin tiukkaa myös eurooppalaisessa vertailussa. Tämä on tärkeä muistutus etenkin kansainvälisille organisaatioille. Konsernissa tuttu käytäntö ei välttämättä sovi Suomeen sellaisenaan.
Mitä työnantajan kannattaa pysähtyä arvioimaan?
Ennen käyttöönottoa kannattaa pysähtyä ainakin näihin kysymyksiin:
- Mihin valvontaa tarvitaan?
Hyvä tarkoitus, kuten työturvallisuuden parantaminen tai luottamuksellisen tiedon suojaaminen, ei vielä yksin riitä. Tarve pitää pystyä perustelemaan. - Voisiko saman asian hoitaa kevyemmin?
Ensin kannattaa arvioida, päästäänkö samaan lopputulokseen tavalla, joka puuttuu vähemmän työntekijän yksityisyyteen. - Mitä tietoja järjestelmä käsittelee?
Erityisesti tekoälyavusteisessa valvonnassa pitää ymmärtää, mitä järjestelmä havaitsee, tulkitsee ja tallentaa. - Kuka tietoihin pääsee käsiksi ja mihin niitä käytetään?
Valvonnan tarkoitus, käyttöoikeudet ja rajat pitää määritellä selkeästi ennen käyttöönottoa. - Miten työntekijöitä informoidaan?
Työntekijöiden pitää ymmärtää, mitä seurataan, miksi seurataan ja mitä se tarkoittaa heidän työnsä arjessa. - Miten viestinnän luottamuksellisuus huomioidaan?
Automaattinen seuranta ei tee viestinnästä vapaata riistaa. Se, ettei kukaan ihminen lue viestejä käsin, ei vielä ratkaise asiaa. - Sopiiko kansainvälinen malli Suomeen?
Konsernissa tuttu käytäntö ei välttämättä sovi sellaisenaan Suomen sääntelyyn. Suomen työelämän tietosuojasääntelyssä on omat tiukat reunaehtonsa.
Hyvin valmisteltu ratkaisu kestää paremmin myös silloin, kun joku kysyy myöhemmin, miksi näin toimitaan. Ja joku yleensä kysyy.
Tapahtuma on osa muutosjohtamisen verkoston tapahtumasarjaa. Verkosto sopii sinulle, kun haluat viedä muutoksia läpi selkeällä suunnalla ja arjen realiteetit huomioiden. Keskusteluissa pureudutaan käytännön muutosjohtamiseen: priorisointiin, viestintään, sitouttamiseen ja rytmiin, joka kantaa myös vastatuulessa. Verkostot ovat maksuttomia ja avoimia kaikille Excellence Finlandin jäsenille, ja mukaan voi tulla myös seuraamaan teemaa tilaamalla verkoston uutiskirjeen.
Kirjoittaja
